Digitale Belegerfassung

1. Einleitung

Mit der lizenzpflichtigen Erweiterung Digitale Belegerfassung können Sie eingehende Rechnungen in Haufe PowerHaus erfassen, um Buchungsdaten ergänzen und wahlweise durch Prüfzyklen führen. Die Rechnung kann im Gesamtbetrag bearbeitet werden oder bei Bedarf über Teilpositionen auf verschiedene Sachkonten aufgeteilt werden. In Prüfzyklen können individuell festzulegende Prüfvorlagen mit mehreren Prüfstufen mit je einem internen und einem externen Prüfer eingesetzt werden. Alternativ zu einzelnen internen Prüfern lassen sich auch Benutzergruppen zur Prüfung einsetzen.Die Freigabe kann selektiv erfolgen. Rechnungen, die hinfällig sind, deren Prüfung aber bereits gestartet wurden, können verworfen und damit von der weiteren Verarbeitung ausgenommen werden. Rechnungen, die einen vollständigen Prüfzyklus durchlaufen haben, werden für die Weiterverarbeitung als Überweisungen bereitgestellt und gebucht. Die Buchung der über die Digitale Belegerfassung erstellten Überweisungen erfolgt unabhängig von den Buchungen der Überweisungen im Menü Buchhaltung. Die einzelnen Verarbeitungsstufen der Rechnungen sind durch Statusinformationen sichtbar und auswertbar.

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2. Digitale Belegerfassung einrichten

2.1 Lizenzcode eingeben

Die digitale Belegerfassung ist lizenzpflichtig.

Der Lizenzcode für die Nutzung des Dokumentenportals wird Ihnen im Begleitschreiben mitgeteilt und wie gewohnt in Haufe PowerHaus über Konfiguration → Lizenzcodes importiert.

Nach der Eingabe eines gültigen Lizenzcodes stehen Ihnen die Funktionen der digitalen Belegerfassung in der Symbolleiste sowie im Menü Erweiterungen → Digitale

Belegerfassung zur Verfügung

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2.2 Offene Vorgänge im Rechnungseingangsbuch abschließen

Das Rechnungseingangsbuch existiert noch so lange parallel zur neuen digitalen Belegerfassung, bis alle offenen Vorgänge im Rechnungseingangsbuch abgeschlossen sind. Sind noch offene Vorgänge vorhanden, erhalten Sie beim Versuch, eine Funktion derdigitalen Belegerfassung zu öffnen, einen entsprechenden Hinweis

Schließen Sie also zunächst alle offenen Vorgänge im Rechnungseingangsbuch ab.

2. Die Liste unter Erweiterungen → Rechnungseingangsbuch → Rechnungen bearbeiten muss leer sein.

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2.3 Digitale Belegerfassung aktivieren

Aktivieren Sie jetzt die digitale Belegerfassung von Haufe PowerHaus.

1. Rufen Sie hierzu eine beliebige Funktion der Belegerfassung auf.

2.Sie erhalten einen entsprechenden Hinweis.

3. Klicken Sie auf Ja. Die digitale Belegerfassung wird aktiviert.

Das alte Rechnungseingangsbuch steht im Anschluss nicht mehr im Menü Erweiterungen zur Verfügung. Alle dort abgeschlossenen Vorgänge werden in die digitale Belegerfassung übernommen und können dort angesehen werden.

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2.4 Die Arbeitsbereiche der Belegerfassung im Überblick

Die digitale Belegerfassung stellt folgende Funktionen bereit:

3. Digitale Belegerfassung konfigurieren

Bevor Sie mit der digitale Belegerfassung arbeiten, sind einige Einstellungen zu treffen bzw. zu überprüfen.

Öffnen Sie das Konfigurationsfenster über Erweiterungen → Digitale Belegerfassung → Konfiguration. Es ist in die Register Freigabeprozess, Rechnungsattribute und Belegnummer untergliedert.

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3.1 Prüfschritte des Freigabeprozesses festlegen

Ein Freigabeprozess enthält alle Prüfschritte, die beim Bearbeiten von Rechnungen und Belegen durchlaufen werden müssen. Es lassen sich mehrere Vorlagen für solche Freigabeprozesse in der Belegerfassung speichern.

Jedem Prüfschritt im Freigabeprozess wird eine Benutzergruppe und ggf. ein externer Prüfer zugeordnet. Externe Prüfer können alle Personen aus der Adressverwaltung sein.

Die digitale Belegerfassung von Haufe PowerHaus wird mit drei Prüfvorlagen ausgeliefert. Diese sind im Regelfall für die Rechnungsprüfung ausreichend. Sie können die Vorlagen direkt übernehmen, auf Ihre Anforderungen im Unternehmen hin anpassen sowie durch weitere Prüfvorlagen ergänzen.

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Aufbau des Registers

Das Register Freigabeprozess ist zweigeteilt. In der oberen Liste werden die Vorlagen für die Freigabeprozesse verwaltet. In der unteren Liste werden die Prüfschritte festgelegt und die Prüfer zugeordnet.

Vorlage für Freigabeprozess bearbeiten

1. Markieren Sie die Vorlage, die Sie bearbeiten wollen.

2. Klicken Sie auf das Stift-Symbol. Die Liste der Prüfschritte wird dann zur Eingabe freigegeben.

Die Bearbeitung ist nur möglich, solange die Prüfvorlage noch nicht in Verwendung ist.

3. Ändern Sie ggf. den Vorlagennamen im Feld Bezeichnung.

4. Bearbeiten Sie die Prüfschritte direkt in der jeweiligen Tabellenzeile. Klicken Sie hierzu in die jeweilige Zelle.

5. Passen Sie z.B. die textliche Beschreibung der Prüfungstätigkeit an. Bezeichnungen können je Freigabeprozess nur einmal mit derselben Formulierung verwendet werden.

6. Wählen Sie im Feld Gruppe die gewünschte Benutzergruppe aus, welche die Prüfung durchführen soll.

7. Ergänzen Sie die Liste der Prüfschritte ggf. durch einen externen Prüfer. Der Prüfer muss als Adresse in den Adressstammdaten angelegt worden sein.

8. Legen Sie das Betragslimit fest, bis zu dem die Prüfung erfolgen soll. Das Limit und der Rechnungsbetrag werden später beim Start der Rechnungsprüfung automatisch abgeglichen.

- Über das Löschsymbol kann ein markierter Prüfschritt aus der Liste der Prüfschritte entfernt werden.

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Reihenfolge der Prüfschritte ändern

Die Prüfschritte werden in der Liste in der Reihenfolge Ihrer Entstehung aufgeführt. Nutzen Sie die beiden Pfeilsymbole, um die Reihenfolge der Prüfschritte ggf. anzupassen.

Bearbeitung speichern

Klicken Sie am Ende auf Speichern. Die Bearbeitung der Vorlage wird beendet. Alle Eingaben werden gespeichert.

Mit Verwerfen wird die Bearbeitung der Vorlage beendet, ohne dass Ihre Eingaben gespeichert werden.

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Vorlagen kopieren / löschen

- Vorlagen lassen sich einschließlich der darin definierten Prüfschritte auch kopieren und im Nachgang über das Stift-Symbol anpassen.

- Vorlagen können gelöscht werden, wenn sie noch nicht in Verwendung sind.

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Freigabeprozess neu anlegen

1. Klicken Sie in der oberen Hälfte auf das Plus-Symbol.

2. Vergeben Sie für den Freigabeprozess einen Namen und legen Sie wie beschrieben die Prüfschritte fest.

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3.2 Belegattribute konfigurieren

Über das Register Rechnungsattribute können Sie in der Belegerfassung weitere Felder einblenden.

1. Markieren Sie eines der verfügbaren Rechnungsattribute in der linken Liste.

2. Klicken Sie auf Hinzufügen. Es wird in die Liste der verwendeten Attribute verschoben und damit in der Belegerfassung sichtbar.

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3.3 Belegnummer konfigurieren

Im Register Belegnummer legen Sie den Aufbau der Belegnummer fest. Die Belegnummer wird als interne Belegnummer in der Buchung der Überweisung verwendet. Die Belegnummern werden von Haufe PowerHaus fortlaufend beim Erfassen einer Rechnung generiert, um eine lückenlose Belegnummernvergabe sicherzustellen.

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- Beachten Sie: Der Belegnummernkreis der über die digitale Belegerfassung erfassten und gebuchten Rechnungen ist unabhängig von den Belegnummern der Überweisungen, die Sie über das Menü Buchhaltung erfassen und buchen.

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4 Belege erfassen und prüfen

4.1 Der Workflow der Belegerfassung im Überblick

Die digitale Belegerfassung ist in Haufe PowerHaus als Workflow abgebildet, der auch ein arbeitsteiliges Vorgehen unterstützt.

Sie starten die Belegerfassung mit der Eingabe der allgemeinen Rechnungsdaten und übergeben den Beleg dann an die Buchhaltung zum Erfassen der Buchungspositionen. Ist ein Beleg vollständig mit allen Positionen erfasst, erfolgt die Übergabe an die Prüfung.

Die Belege werden abhängig von ihrem Bearbeitungsstatus in jeweils eigenen Listen verwaltet. Sie können von dort aufgerufen und weiter bearbeitet werden. Rechnungsdaten und Buchungspositionen lassen sich auf diese Weise ergänzen und Prüfschritte fortsetzen.

Rechnungen, die aufgrund einer nicht erfolgreichen Prüfung nachbearbeitet werden müssen, werden wieder in die Liste der zu bearbeitenden Belege überführt.

Alle Rechnungen, die den Prüfzyklus erfolgreich durchlaufen haben, werden für die Weiterverarbeitung als Überweisungen bereitgestellt.

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4.2 Beleg erfassen

4.2.1 Neuen Beleg anlegen

Beginnen Sie die Erfassung eines Belegs mit den Kopfdaten.

1. Wählen Sie Erweiterungen → Digitale Belegerfassung → Rechnungen erfassen.

Das entsprechende Suchfenster wird angezeigt. Es enthält alle Rechnungen, zu denen bereits Rechnungsdaten erfasst wurden. Buchhalterische Daten enthalten diese Belege noch nicht. Das Fenster ist noch leer, wenn Sie erstmalig mit der digitalen Belegerfassung arbeiten.

2. Klicken Sie auf Neu, um einen neuen Beleg zu erstellen. Es öffnet sich das Fenster Rechnung erfassen (Neuanlage).

Aufbau des Fensters

Im oberen Fensterbereich wird der aktuelle Rechnungsstatus angezeigt. Alle Rechnungen, die über das Fenster Rechnungen erfassen aufgerufen werden, besitzen den Status In Erfassung.
Darunter angeordnet ist der Bereich Rechnungsdaten mit den Feldern für die Eingabe der allgemeinen Rechnungsdaten.
Im rechten Fensterbereich wird das eingescannte Rechnungsdokument ergänzt.

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Arbeitstechniken

Der Bereich Rechnungsdaten kennt keine Pflichtfelder im engeren Sinne. Sie können Ihre Eingabe zu jedem Zeitpunkt mit OK speichern und zu einem späteren Zeitpunkt fortsetzen.
Eine Übergabe eines Belegs an die Buchhaltung mit Weiter ist allerdings erst dann möglich, wenn alle relevanten Angaben gemacht wurden. Hierzu gehört z.B. auch das eingescannte Rechnungsdokument.
Klicken Sie auf Neu, wird die Rechnung analog zu OK gespeichert. Das Rechnungsfenster bleibt geöffnet. Alle Eingabefelder werden für die Erfassung der nächsten Rechnung geleert.

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4.2.2 Allgemeine Rechnungsdaten erfassen

Erfassen Sie im ersten Schritt die allgemeinen Rechnungsdaten.

Optionale Eingabefelder

Über Konfiguration → Rechnungsattribute können Sie Felder für die Vereinbarung eines zweiten Skontos einblenden. Die Eingabe erfolgt jeweils für ein Zieldatum. Es wird empfohlen, zuerst die terminlich kürzere Skontobedingung zu erfassen. In den Datumsfeldern geben Sie an, bis wann der jeweilige Skontobetrag vom Rechnungsbetrag abgezogen wird.

Dokument hinzufügen

Im rechten Fensterbereich wird das eingescannte Rechnungsdokument hinzugefügt. Diese Eingabe ist zwingend erforderlich.Ziehen Sie das Dokument per Drag & Drop in den Bereich oder wählen Sie alternativ die Datei durch Klick auf das Öffnen-Symbol aus.

- Da im Belegfenster ein eingescanntes Rechnungsdokument hinterlegt sein muss, kann ein ausgewähltes Dokument nicht gelöscht werden. Sie können das fälschlicherweise zugeordnete Dokument aber durch die Auswahl des korrekten Dokumente ersetzen.

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4.2.3 Beleg an nächsten Prozessschritt übergeben

Eine Rechnung kann direkt aus dem Erfassungsfenster der Kopfdaten an die Buchhaltung übergeben werden.

1. Klicken Sie auf der rechten Fensterseite auf Weiter. Es erfolgt die Prüfung, ob alle relevanten Felder gefüllt wurden. Fehlen noch Informationen, erfolgt ein entsprechender Hinweis. Der Fokus wechselt dabei auf das erste noch nicht ausgefüllte Feld.

2. Wurden alle Pflichteingaben gemacht, wird die Rechnung an den nächsten Prozessschritt übergeben und im Fenster Rechnung bearbeiten angezeigt. Das Fenster wurde auf der linken Seite um weitere Bereiche ergänzt. Für die Erfassung der buchhalterischen Daten sind die Bereiche Buchung allgemein und Buchung relevant. Der Beleg besitzt jetzt den Status In Bearbeitung.

4.3 Buchhalterische Daten ergänzen

Erfassen Sie die buchhalterischen Daten im Bereich sowie im Anschluss die einzelnen Buchungspositionen mit entsprechender Kontierung im Bereich Buchung. Über die einzelnen Buchungspositionen lässt sich ein Rechnungsbetrag für Ihre Buchhaltung entsprechend aufsplitten. Die Teilbeträge der erfassten Positionen werden in den Tabellenspalten Netto und Brutto saldiert. Wenn die erfassten Positionen dem Rechnungsgesamtbetrag entsprechen, kann die Rechnung an die Prüfung übergeben werden.

4.3.1 Allgemeine Buchungsdaten erfassen

Im Bereich Buchhaltung allgemein erfassen Sie die allgemeinen Eckdaten der Buchung.

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4.3.2 Buchungspositionen erfassen

Erfassen Sie die erste Buchungsposition über die Eingabefelder im Bereich Buchung. Der Bereich besitzt eine eigene Symbolleiste, über die Positionen gespeichert, bearbeitet oder gelöscht werden können.

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4.3.3 Buchungsposition speichern

Klicken Sie auf Übernehmen, wird die Buchungsposition gespeichert. Die Buchungsposition wird jetzt als Tabellenzeile angezeigt. Die Positionsnummer wird automatisch generiert. Das Feld Steuersatz ist mit dem Steuersatz des Sachkontos vorbelegt.Nettobetrag und Steuerbetrag werden auf Basis des gewählten Steuerschlüssels automatisch berechnet und im Feld Netto angezeigt. Die Eingabefelder im unteren Bereich werden für das Erfassen der nächsten Buchungsposition geleert. Das Feld Brutto enthält den aktuell noch zu erfassenden Restbetrag.

4.3.4 Weitere Buchungspositionen erfassen

Erfassen Sie über das Stift-Symbol wie beschrieben weitere Buchungspositionen und speichern Sie diese.

Gesamtsumme prüfen

Unter den Tabellenspalten Netto und Brutto wird die Summe der jeweils erfassten Positionen angezeigt. Wenn die erfassten Positionen dem Gesamtbrutto- bzw. Gesamtnettobetrag der Rechnung entsprechen, wird hinter der Gesamtsumme ein grünes Häkchen angezeigt.

- Wurde der Gesamtbetrag noch nicht vollständig über die einzelnen Buchungspositionen erfasst, erhalten Sie einen entsprechenden Hinweis, wenn Sie das Fenster mit OK speichern und schließen.

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Buchungsposition bearbeiten

Buchungspositionen können bearbeitet und ergänzt werden, so lange die Rechnung noch nicht in Prüfung ist.

1. Markieren Sie hierzu eine Buchungsposition in der Liste.

2. Klicken Sie auf das Stift-Symbol, werden die Daten wieder in den Eingabefeldern angezeigt. Sie können die Daten ändern und die Buchungsposition erneut speichern.

3. Klicken Sie auf das Löschsymbol, wird die Buchungsposition nach Rückfrage gelöscht und aus der Tabelle der Buchungspositionen entfernt.

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Mit Nettobeträgen arbeiten

Sie können in der Buchungsposition optional auch mit Nettobeträgen arbeiten.

Über Konfiguration → Rechnungsattribute lassen sich Felder für die individuelle Behandlung von Brutto-/ Nettobeträgen einblenden.

4.3.5 Beleg für Prüfung freigeben

Haben Sie alle buchhalterischen Daten erfasst, können Sie die Rechnung für die Prüfung freigeben.

Klicken Sie auf der rechten Fensterseite auf Weiter. Sie werden gefragt, ob die Rechnung für die Prüfung freigegeben werden soll.

Klicken Sie auf Weiter, wird die Rechnung gespeichert und direkt im Fenster Rechnung prüfen angezeigt, so dass Sie unmittelbar im Anschluss an die Freigabe mit der Prüfung beginnen können.
Die Rechnung besitzt dann den Status In Prüfung. Sie kann nicht mehr bearbeitet und verändert werden. Die Rechnung wird aus dem Suchfenster Rechnungen bearbeiten entfernt und kann nur noch über Rechnungen prüfen/freigeben aufgerufen werden.
Mit Nein wird die Rechnung gespeichert und das Fenster Rechnungen bearbeiten wird geschlossen. Sie behält weiterhin den Status In Bearbeitung. Die Rechnung kann weiterhin über das Suchfenster Rechnungen bearbeiten geöffnet und bearbeitet werden.

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4.4 Beleg prüfen und freigeben

4.4.1 Beleg zur Prüfung öffnen

Alle zur Prüfung freigegebenen Belege werden unter Erweiterungen → Konfiguration → Rechnung prüfen/freigeben aufgeführt.

Die Liste enthält auch diejenigen Belege, die sich noch im Prüfzyklus befinden.

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Öffnen Sie den Beleg in der Übersichtsanzeige mit Doppelklick auf die Listenzeile oder mit der Schaltfläche Prüfen.

Der Bereich Prüfung erlaubt jetzt die Auswahl der Prüfvorlage und die Dokumentation der einzelnen Prüfstufen. Alle anderen Felder sind für eine Eingabe gesperrt und entsprechend gegraut.

4.4.2 Prüfschritte durchführen

4.4.2.1 Prüfvorlage zuordnen

Jeder Rechnung, die zur Prüfung ansteht, ist im ersten Schritt die entsprechende Prüfvorlage mit den jeweiligen Prüfschritten zuzuordnen. Die Rechnungsprüfung ist erfolgreich, wenn alle Prüfschritte erfolgreich durchlaufen wurden.

Die Auswahlliste des Feldes Prüfzyklus enthält alle Prüfvorlagen, die unter Konfigurieren im Register Freigabeprozess angelegt wurden (siehe Kapitel 3.1 Prüfschritte des Freigabeprozesses festlegen).

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- Die Auswahl der Prüfvorlage wird in einem späteren Release an entsprechende Benutzerrechte gekoppelt sein.

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4.4.2.2 Prüfvorgang starten

Klicken Sie auf die Schaltfläche Start. Im Feld Freigabeprozess wird der erste Prüfschritt angezeigt. Die Felder Prüfzyklus und Freigabeprozess sind jetzt für eine Eingabe gesperrt.

Beim Starten des Prüfvorgangs wird das ggf. in der gewählten Prüfvorlage hinterlegte Betragslimit mit dem Rechnungsbetrag abgeglichen. Wenn der Rechnungsbetrag über dem Limit der Prüfvorlage liegt, erhalten Sie eine entsprechende Meldung. Eine Prüfung mit dieser Vorlage ist dann nicht mög

4.4.2.3 Prüfschritt(e) dokumentieren

Bewerten Sie als Prüfer den angezeigten Prüfschritt über eine der drei Optionen.

1. Wählen Sie die Option Prüfung OK, wenn der Prüfschritt erfolgreich durchgeführt werden konnte. Bei Bedarf kann eine Begründung erfasst werden.

2. Bestätigen Sie den erfolgreich durchgeführten Prüfschritt durch Klick auf die Schaltfläche Prüfung durchgeführt.

3. Besteht die Prüfvorlage aus mehreren Prüfschritten, wird jetzt im Feld Freigabeprozess der nächste Prüfschritt angezeigt.

4. Führen Sie die weiteren Prüfschritte wie beschrieben durch.

5. Nach dem letzten Prüfschritt besitzt die Schaltfläche die Bezeichnung Prüfung abschließen.

4.4.2.4 Prüfung abschließen

Klicken Sie auf die Schaltfläche Prüfung abschließen. Sie erhalten die Meldung, dass die Rechnungsprüfung jetzt abgeschlossen ist und das Rechnungsdokument zur Überweisung freigegeben wird. Das Fenster enthält auch die Information, mit welcher internen Belegnummer die Rechnung gespeichert wird.

Sie haben jetzt mehre Optionen.

Mit der Schaltfläche Übersicht wechseln Sie in die Liste der noch zu prüfenden Rechnungen. Die gerade vollständig geprüfte und für die Überweisung freigegebene Rechnung ist in dieser Liste nicht mehr vorhanden.

Über die Schaltfläche Überweisung erzeugen öffnen Sie direkt aus dem Meldungsfenster heraus die Liste der Überweisungen. Sie können von dort aus die Überweisungspositionen der freigegebenen Rechnung buchen.

Die für die Überweisung freigegebene Rechnung kann ab diesem Zeitpunkt nicht mehr geändert werden.

Sie haben in diesem Fenster ebenso die Möglichkeit, Rechnungen auch nach der Prüfung noch zu verwerfen, wenn diese hinfällig sein sollten.

Klicken Sie auf die Schaltfläche Nächste prüfen, um die nächste zu prüfende Rechnung im Belegfenster zu öffnen. Alternativ können Sie im Prüfungsfenster auch über die Pfeiltasten die nächste zu prüfende Rechnung aufrufen.
Mit Abbrechen bleiben Sie Fenster Rechnung prüfen. Die Rechnung besitzt weiterhin den Status In Prüfung. Sie ist nicht zur Überweisung freigegeben.

4.4.3 Prüfschritt ist nicht in Ordnung

Kann ein Prüfschritt nicht erfolgreich abgeschlossen werden, wählen Sie die Option Prüfung NICHT OK.

Erfassen Sie den Grund für die Beanstandung im Feld Bemerkung und bestätigen Sie mit der Schaltfläche Rechnung nachbearbeiten.

Sie erhalten die Meldung, dass die Rechnungsprüfung abgeschlossen ist und die Rechnung zur Korrektur an die Liste der zu bearbeitenden Rechnungen zurückgegeben wird

Die Rechnung muss jetzt über das Fenster Rechnungen bearbeiten korrigiert und erneut der Prüfung übergeben werden.

4.4.4 Rechnung verwerfen

Rechnungen, die hinfällig sind, deren Prüfung aber bereits gestartet wurde, können verworfen und damit von der weiteren Verarbeitung ausgenommen werden. Eine verworfene Rechnung lässt sich nicht mehr bearbeiten. Sie bleibt aber weiterhin rein informativ im System enthalten.Erfassen Sie - unabhängig vom Prüfschritt - den Grund für die Beanstandung im Feld Bemerkung und bestätigen Sie mit der Schaltfläche Rechnung verwerfen.

Sie erhalten den Hinweis, dass die Rechnungsprüfung beendet ist und die Rechnung verworfen wurde.

Die Rechnung ist weiterhin im System vorhanden und kann über Rechnungen suchen aufgerufen werden (siehe Kapitel 7 Belege statusübergreifend suchen). Eine weitere Bearbeitung der Rechnung ist aber nicht mehr möglich. Über das Fenster Rechnungen suchen kann auch eine bereits geprüfte Rechnung noch verworfen werden.

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5 Belege erneut bearbeiten

Belege können in folgenden Situationen erneut zur Bearbeitung aufgerufen werden:

1. Die Belegprüfung war nicht erfolgreich und der Beleg muss nachbearbeitet werden. Die buchhalterischen Daten wurden im Beleg noch nicht vollständig erfasst, weil z.B. noch Angaben fehlten.

2. Nutzen Sie die Selektionskriterien des Auswahlfensters, um die gesuchte Rechnung schnell zu finden.

3. Klicken Sie auf die Schaltfläche Auswahl, lassen sich die Rechnungen auch nach ihrem Status eingrenzen. Sie können auf diese Weise z.B. alle Rechnungen identifizieren, deren Prüfung nicht erfolgreich war.

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Beleg öffnen

1. Wählen Sie Erweiterungen → Digitale Belegerfassung → Rechnung bearbeiten. Sie erhalten eine Übersicht mit allen erfassten, aber noch nicht zur Prüfung freigegebenen Rechnungen.

Belege, die sich bereits in der Prüfung befinden, werden nicht angezeigt.

Belege mit einem Bearbeitungsstand In Prüfung können hier nicht ausgewählt werden.

Beleg ergänzen

1. Öffnen Sie den Beleg in der Übersichtsanzeige mit Doppelklick auf die Listenzeile oder mit der Schaltfläche Bearbeiten.

Im oberen Bereich wird der aktuelle Status des Belegs angezeigt. Belege, die noch nicht für die Prüfung freigegeben wurden, besitzen den Status In Bearbeitung.

2. Bearbeiten Sie den Beleg in den Bereichen Rechnungsdaten, Buchung allgemein und Buchung. Wie Sie hierbei vorgehen, ist im Kapitel 4.2 Beleg ausführlich beschrieben.

3. Klicken Sie abschließend auf OK oder auf Weiter und übergeben Sie die Rechnung an die Prüfung.

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Nicht erfolgreich geprüften Beleg korrigieren

Muss der Beleg aufgrund einer nicht erfolgreichen Belegprüfung nachbearbeitet werden, wird im oberen Bereich Prüfung die fehlgeschlagene Prüfung unter Angabe des Prüfers angezeigt. Es wurden alle Prüfschritte zurückgesetzt.

Alle Rechnungsfelder sind wieder zur Bearbeitung freigegeben.

1. Korrigieren Sie die Rechnung

2. Klicken Sie abschließend auf OK oder auf Weiter und übergeben Sie die Rechnung erneut an die Prüfung.

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6 Überweisungen erstellen

6.1 Liste der anstehenden Überweisungen öffnen

Aus Rechnungen, deren Prüflauf komplett abgeschlossen ist, werden entsprechende Überweisungen für die Übermittlung an die Bank generiert.

- Diese über die digitale Belegerfassung erzeugten Überweisungen gehören einem eigenen Belegnummernkreis an und sind vollkommen unabhängig von den Überweisungen, die Sie über das Menü Buchhaltung erfassen. Sie werden nicht unter Buchhaltung → Überweisungen bearbeiten aufgeführt.

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1. Wählen Sie unter Erweiterungen → Digitale Belegerfassung → Überweisungen erzeugen.

Sie erhalten eine Übersicht mit den zur Verarbeitung anstehenden Überweisungen. Jede Listenzeile beinhaltet eine Überweisungsposition.

2. Legen Sie über das Feld Rechnungen fällig bis fest, bis zu welchem Stichtag Sie die zur Überweisung freigegebenen Rechnungen sehen wollen. Das Feld ist automatisch mit dem Tagesdatum vorbelegt.

3. Schränken Sie die Liste der zur Verarbeitung anstehenden Überweisungen auf ein Objekt, eine Verwaltungsfirma oder auf einen Objektsachbearbeiter bzw. einen Haufe PowerHaus-Benutzer ein.

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6.1.1 Überweisungsdetails anzeigen

Jede Überweisung kann vor dem Buchen nochmals in einer Detailansicht angesehen und überprüft werden.

Markieren Sie die Überweisung in der Liste und klicken Sie auf Details. Die obere Hälfte der Detailansicht weist den Zahlungspflichtigen aus, darunter werden der Zahlungsempfänger und die Rechnungsdaten mit der internen Belegnummer aufgeführt. Diese Angaben können - bis auf den SEPA Purpose Code - nicht mehr bearbeitet werden.

Einzelüberweisung terminieren

Belegdatum, Geltungsmonat und Ausführungsdatum lassen sich bearbeiten und anpassen. Über das Datum des Feldes Ausführungsdat. können Sie z.B. den gewünschten Ausführungstermin der Überweisung festlegen. Die Überweisung wird

dann bankseitig nicht direkt gebucht, sondern erst zum angegebenen Zeitpunkt.

Rechnung zur Überweisung anzeigen

Klicken Sie im Detailfenster auf die Schaltfläche Rechnung, wird das Rechnungsfenster mit der zur Überweisung gehörenden Rechnung angezeigt.

Es handelt sich hierbei um eine reine Anzeige. Es können keine Rechnungsdaten mehr geändert werden.

Die Anzeige der Rechnung kann auch direkt aus der Liste der Überweisungen heraus erfolgen.

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6.1.2 Überweisungen terminieren

Wenn Sie mehrere Überweisungen zu einem gleichen Datum terminieren möchten, können Sie dies über die Liste der Überweisungen tun.

1. Markieren Sie im Erfassungsstapel diejenigen Überweisungen, welche an einem bestimmten Tag ausgeführt werden sollen. Setzen Sie hierfür ein Häkchen in die Spalte Ausf.

2. Klicken Sie auf die Schaltfläche Terminieren. Es öffnet sich ein Fenster, in dem Sie das Ausführungsdatum festlegen können. Das Feld ist mit dem aktuellen Tagesdatum vorbelegt.

3. Wählen Sie den folgenden Bankarbeitstag als Ausführungsdatum oder geben das gewünschte Ausführungsdatum ein. Die markierten Überweisungen erhalten alle das gleiche Ausführungsdatum. Sie werden später auch in einer Austauschdatei zusammengefasst.

4. Sobald Sie mit OK bestätigen, prüft Haufe PowerHaus, ob das Datum auf einen Bankarbeitstag fällt oder nicht. Wurde das Ausführungsdatum auf keinen Bankarbeitstag gelegt, verschiebt Haufe PowerHaus das Ausführungsdatum automatisch auf den nächsten Bankarbeitstag. Sie erhalten eine entsprechende Meldung.

5. Bestätigen Sie mit OK, erhalten die markierten Überweisungen das angegebene Ausführungsdatum.

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6.2 Überweisungen buchen

6.2.1 Überweisungen auswählen

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Durch das Buchen der Überweisungen werden die Buchungssätze in der Buchhaltung von Haufe PowerHaus erzeugt und die Daten für die Übergabe der Überweisungen an die Bank per Datenaustausch vorbereitet.Sie haben jetzt zwei Bearbeitungsoptionen.

Überweisungen buchen

1. Markieren Sie alle Überweisungen, die gebucht werden sollen. Die Gesamtsumme der gewählten Überweisungen wird automatisch berechnet und unterhalb der Tabelle angezeigt.

2. Klicken Sie auf Buchen.

Die Überweisungen werden programmintern als Austauschdateien ausgegeben und unter Buchhaltung → Überweisungen erstellen abgelegt. Das Fenster Überweisungen erzeugen bleibt weiterhin geöffnet. Die gebuchten Überweisungen sind nicht mehr in der Liste enthalten.

3. Sollte das Fälligkeitsdatum der Rechnung auf keinen Bankarbeitstag fallen, wird es automatisch auf den nächsten Bankarbeitstag verschoben. Sie erhalten eine entsprechende Meldung.

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Überweisungen buchen und direkt in Zahlungsverkehr wechseln

Klicken Sie im Fenster Überweisungen erzeugen auf die Schaltfläche Weiter, werden die Überweisungen gebucht und Sie wechseln direkt in die Liste der Austauschdateien unter Buchhaltung → Überweisungen erstellen.

6.2.2 Überweisungsbuchungen nachvollziehen

Die gebuchten Überweisungen können in den Stammdaten der Objekte nachvollzogen werden.

1. Öffnen Sie hierzu das Objekt und markieren Sie das entsprechende Sachkonto im Register Sachk.

2. Öffnen Sie das Sachkonto per Doppelklick und wechseln Sie im Sachkonto in das Register Buchungen mit den Buchungspositionen.

3. Öffnen Sie die Buchungsposition per Doppelklick. Sie können erkennen, dass die über die digitale Belegerfassung erzeugte Buchungsposition in den Buchungspositionen des Objekts keinerlei Bearbeitung mehr zulässt.

Sie können also weder nachträglich haushaltsnahe Dienstleistungen ausweisen noch den Geltungsmonat der Buchung oder den Buchungstext ändern. Auch kann die Buchung hier nicht mehr storniert werden.

Sie haben jedoch die Möglichkeit, die Stornierung der Buchungspositionen in derdigitalen Belegerfassung durchzuführen (siehe hierzu Kapitel 7.4 Gebuchte Rechnungen stornieren).

- Klicken Sie im Detailfenster auf die Schaltfläche Rechnung, öffnen sich die Rechnungsdaten im Rechnungsfenster der digitalen Belegerfassung.

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6.2.3 Automatische Archivierung der Rechnung

Jede Rechnung, die Sie über die digitale Belegerfassung erfassen und buchen, wird automatisch archiviert. Die Archivierung erfolgt im Register Archiv des Objekts, des Sachkontos sowie der Kreditorenadresse.

Die nachfolgende Abbildung zeigt die archivierte Rechnung in der Adresse des Kreditors.

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7 Belege statusübergreifend suchen

Belege lasen sich auch unabhängig von ihrem Status suchen. Die Belege können geöffnet und im Rechnungsfenster angezeigt werden.

- Eine Bearbeitung der Rechnungen ist - unabhängig davon, welchen Status sie besitzen -über das Suchfenster nicht möglich. Es lassen sich jedoch die für eine Rechnung erzeugten Buchungen anzeigen (siehe Kapitel 7.2 Buchungen zum Beleg anzeigen)

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7.1 Belegsuche durchführen

1. Wählen Sie unter Erweiterungen → Digitale Belegerfassung → Rechnungen suchen. Sie erhalten eine Übersicht mit allen im System vorhandenen Rechnungen unabhängig ihres aktuellen Status. Es werden also auch Rechnungen angezeigt, deren Prüfung bereits abgeschlossen wurde oder die verworfen wurden.

Die Liste enthält ebenso alle Belege aus dem alten Rechnungseingangsbuch.

2. Nutzen Sie die Selektionskriterien des Auswahlfensters, um die gesuchte Rechnung schnell zu finden.

Unter Status stehen jetzt alle Kriterien zur Verfügung. Sie können auf diesem Wege also auch gezielt nach Rechnungen suchen, die bereits bezahlt wurden und deren Buchungen Sie nachvollziehen möchten.

3. Öffnen Sie eine Rechnung mit Doppelklick auf die Listenzeile oder mit OK.

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7.2 Buchungen zum Beleg anzeigen

Der über das Fenster Rechnungen suchen geöffnete Beleg bietet die Möglichkeit, nach Abschluss der Bearbeitung (also nach dem Verbuchen der Überweisungen) die von Haufe PowerHaus erstellten Buchungen einzusehen. Diese Ansicht ist hilfreich, wenn Sie sich über den aktuellen Stand von Abschlagszahlungen informieren möchten.

1. Öffnen Sie eine Rechnung mit dem Status Erledigt. Die Rechnung kann nicht mehr bearbeitet werden. Alle Felder sind für eine Eingabe deaktiviert.

2. Klicken Sie auf die Schaltfläche Buchungen.

3. Markieren Sie eine Buchungsposition in der Liste und öffnen Sie die Detailanzeige der Überweisung über die Schaltfläche Details.

7.3 Rechnungen verwerfen

Rechnungen können auch nach der Prüfung noch verworfen werden, sollten sie hinfällig geworden sein. Voraussetzung hierfür ist: sie wurden noch nicht gebucht.

1. Markieren Sie im Fenster Rechnungen suchen eine Rechnung mit dem Status Prüfung abgeschlossen.

2. Klicken Sie auf die Schaltfläche Verwerfen. Es öffnet sich ein Fenster, dem Sie die interne und externe Belegnummer der Rechnung und den Verwendungstext entnehmen können.

3. Geben Sie einen Grund für das Verwerfen der Rechnung ein.

4. Lassen Sie das Kontrollkästchen Archiv-Verlinkung aufheben aktiviert, wird das Dokument auch aus dem Haufe PowerHaus-Archiven gelöscht.

5. Klicken Sie auf OK. Die Rechnung besitzt im Fenster Rechnung suchen jetzt den Status Verworfen.

- Wenn Sie die frei gewordene Belegnummer wieder verwenden möchten, müssen Sie den Belegnummernkreis entsprechend zurücksetzen (siehe hierzu auch Kapitel 3.3 Belegnummer konfigurieren).

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7.4 Gebuchte Rechnungen stornieren

Rechnungen, die Sie über die digitale Belegerfassung gebucht haben, können storniert werden. Die Stornierung ist aber ausschließlich nur in der digitalen Belegerfassung möglich. Im Zuge der Stornierung werden die stornierte Buchung und die Stornobuchung zum Buchungssatz erzeugt.

1. Markieren Sie im Fenster Rechnungen suchen eine Rechnung mit dem Status Erledigt. Es steht jetzt die Schaltfläche Stornieren zur Verfügung.

2. Klicken Sie auf die Schaltfläche Stornieren. Es öffnet sich ein Fenster, dem Sie die interne und externe Belegnummer der Rechnung und den Verwendungstext entnehmen können.

3. Geben Sie einen Grund für die Stornobuchung der Rechnung an.

4. Deaktivieren Sie das Kontrollkästchen Archiv-Verlinkung aufheben, wenn die stornierte Rechnung weiterhin in den Haufe PowerHaus-Archiven enthalten sein soll. Andernfalls lassen Sie das Kontrollkästchen aktiviert

5. Klicken Sie auf OK. Sie erhalten einen Hinweis, wenn die Stornierung erfolgreich ausgeführt werden konnte.

6. Bestätigen Sie den Hinweis. Die Rechnung besitzt im Fenster Rechnungen suchen jetzt den Status Storniert.

- Für die Anzeige müssen Sie unter Auswahl die Option Storniert aktivieren.

7. Die stornierte Buchung wird zusammen mit der Stornobuchung in den Buchungspositionen des Objekts ausgewiesen (siehe hierzu Kapitel 6.2.2 Überweisungsbuchungen nachvollziehen).