Allgemeine Geschäftsbedingungen für die Bereitstellung und Nutzung der Vulcavo SOFTWARE (Software as a Service)

Anlage 3  

1. Gegenstand des Vertrags

Gegenstand dieses Vertrags ist die zeitweise Überlassung des Softwareprodukts VULCAVO („Softwareprodukt“), welches die Organisation, Durchführung und Dokumentation von Wohnungseigentümerversammlungen ermöglicht, durch die Haufe Service Center GmbH  (nachfolgend „Anbieter“ genannt) an Unternehmer im Sinne des § 14 BGB – die Bereitstellung erfolgt ausdrücklich nicht gegenüber Verbrauchern –

1. zur technischen Ermöglichung der Nutzung des Softwareprodukts über eine Datenfernverbindung

2. zur Ermöglichung der Nutzung des Softwareprodukts durch Wohnungseigentümer sowie  

3. zur Bereitstellung von Speicherplatz für die vom Kunden durch Nutzung des Softwareprodukts erzeugten und/oder die zur Nutzung des Softwareprodukts erforderlichen Daten  

4. sowie ggfs. zur Erbringung weiterer Leistungen nach Maßgabe dieses Vertrags

gegen Zahlung des vereinbarten Entgelts.

2. Bereitstellung von Software

(1) Der Anbieter stellt dem Kunden das Softwareprodukt im vereinbarten Leistungsumfang zum Abruf über das Internet zur Verfügung. Der Anwendungsbereich und der Funktionsumfang des Softwareprodukts sowie die technischen und organisatorischen Voraussetzungen für dessen Nutzung (z.B. die erforderliche Bandbreite der Datenfernverbindung und die zur Nutzung erforderlichen Endgeräte) sind in der dem Angebot beigefügten Leistungsbeschreibung näher definiert. Das Softwareprodukt ist auf einem von der Vulcavo GmbH gehosteten Server eingerichtet, der über das Internet für den Kunden erreichbar ist. Eine auf die konkreten Bedürfnisse des Kunden zugeschnittene Anpassung oder Erweiterung des Softwareprodukts ist nicht geschuldet.

(2) Dem Anbieter steht es offen, eine aktuellere Version des Softwareprodukts als die bei Vertragsbeginn zur Nutzung bereitgestellte zur Verfügung zu stellen, soweit die Änderung für den Kunden zumutbar ist. Ein Anspruch des Kunden auf eine neuere Version des ursprünglich zur Verfügung gestellten und vereinbarten Softwareprodukts besteht nicht.

(3) Sofern der Anbieter wesentliche neue Features oder Upgrades des Softwareprodukts zur Verfügung hat, wird der Anbieter diese dem Kunden unter Mitteilung der damit verbundenen Mehrkosten anbieten.

3. Zurverfügungstellung von Speicherplatz

(1) Im Rahmen der Nutzung des Softwareprodukts wird der Anbieter dem Kunden Speicherplatz in produktspezifisch angemessenem Umfang auf einem Datenserver des Anbieters oder eines von dem Anbieter beauftragten Dritten bereitstellen. Diesen Speicherplatz kann der Kunde nutzen, um bestimmte Daten ablegen, einsehen und bearbeiten zu können, die für die Nutzung des Softwareprodukts notwendig sind. Für die Zurverfügungstellung des Speicherplatzes fallen keine gesonderten Kosten an.

(2) Der Anbieter schuldet lediglich das Bereitstellen des Speicherplatzes und das Sichern der vom Kunden übermittelten und verarbeiteten Daten. Der Anbieter verpflichtet sich, geeignete, dem erprobten Stand der Technik entsprechende Vorkehrungen gegen Datenverlust und zur Verhinderung unbefugten Zugriffs Dritter auf die Daten des Kunden zu treffen. Zu diesem Zweck sorgt der Anbieter dafür, dass mindestens tägliche Backups vorgenommen werden. Darüber hinaus treffen den Anbieter keine Verwahrungs- oder Obhutspflichten. 

(3) Die Daten des Kunden betreffend die von ihm verwalteten Objekte, die mit dem Softwareprodukt verwaltet werden sollen, werden im Rahmen der Ersteinrichtung des Softwareprodukts auf dem Datenserver abgelegt.  

(4) Der Kunde verpflichtet sich, auf dem zur Verfügung gestellten Speicherplatz keine Inhalte zu speichern, deren Bereitstellung, Veröffentlichung oder Nutzung gegen geltendes Recht, behördliche Auflagen oder Rechte Dritter verstößt. Der Kunde verpflichtet sich des Weiteren, seine Daten und Informationen vor deren Ablage auf dem Datenserver auf Viren oder sonstige schädliche Komponenten zu überprüfen und hierfür dem Stand der Technik entsprechende Maßnahmen (z.B. Virenschutzprogramme) einzusetzen.

(5) Der Kunde ist nicht berechtigt, den ihm zur Verfügung gestellten Speicherplatz Dritten entgeltlich oder unentgeltlich zur Nutzung zu überlassen.

 4. Schulung, Hotline

(1) Der Anbieter stellt dem Kunden eine digitale Bedienungsanweisung, in dem die Funktionsweise des Softwareprodukts ausführlich erläutert wird, zur Verfügung. Der Anbieter ist bereit, in geeigneter Weise und Umfang eine Schulung zur Anwendung des Softwareprodukts gegen gesonderte Vergütung anzubieten.

(2) Führt eine Aktualisierung des Softwareprodukts aus Sicht des Anbieters zu einer Aktualisierung der Bedienungsanweisung und zu einem erneuten Schulungsbedarf, so wird der Anbieter eine überarbeitete Bedienungsanweisung, welche die Neuerungen des Softwareprodukts zum Gegenstand hat, zur Verfügung stellen und die entsprechende Schulung anbieten.

(3) Ferner wird der Anbieter eine Support-Hotline vorhalten, die in der Regel von Montag – Freitag in der Zeit von 8 Uhr – 18 Uhr (unter Ausnahme gesetzlicher Feiertage am Sitz des Anbieters) erreichbar ist. Der Anbieter unterstützt und berät den Kunden hinsichtlich der Softwareanwendung oder Fehlerbehebung telefonisch oder auf sonstigem Wege der Fernkommunikation.

5. Rechteeinräumung

Der Anbieter ist zur Einräumung der nachfolgenden Rechte an den Kunden berechtigt.(2) Der Anbieter räumt dem Kunden ein einfaches, nicht ausschließliches und nur nach Maßgabe der Regelung in diesen Bedingungen übertragbares, zeitlich auf die Vertragslaufzeit und örtlich auf das Gebiet der Bundesrepublik Deutschland beschränktes Recht ein, das Softwareprodukt bestimmungsgemäß und nur für interne Geschäftsprozesse zu nutzen.

(3) Der Quellcode des Softwareprodukts wird dem Kunden nicht zugänglich gemacht und der Kunde verpflichtet sich, Reverse Engineering, Disassemblierung, Dekompilierung, Übersetzung oder unzulässige Offenlegungen weder selbst vorzunehmen, noch zu veranlassen, noch zu ermöglichen, soweit dies nicht nach anwendbarem zwingenden Recht zulässig ist.

(4) Der Kunde darf das Softwareprodukt nicht vervielfältigen, es sei denn, dies ist zur vertragsgemäßen Nutzung oder für Zwecke einer angemessenen Backup- bzw. Notfallwiederherstellung erforderlich oder sonst nach zwingenden Gesetzesvorschriften erlaubt. Zur vertragsgemäßen Vervielfältigung zählt das Laden in den Arbeitsspeicher auf dem Server des Anbieters, nicht jedoch die auch nur vorübergehende Installation oder das Speichern auf Datenträgern des Kunden (wie etwa Festplatten oÄ). Dokumentationen dürfen ausschließlich zum internen Gebrauch vervielfältigt werden.

(5) Der Kunde ist zur Einräumung von Nutzungsrechten an dem Softwareprodukt, der Dokumentation und an sonstigen mitgelieferten Begleitmaterialien an Dritte nicht befugt. Ausgenommen hiervon ist die Ermöglichung der Nutzung durch die Wohnungseigentümer der Objekte, die vom Kunden verwaltet werden.  

(6) Soweit dies für die vertragsgemäße Nutzung erforderlich ist, wird der Kunde dem Anbieter das Recht einräumen, die vom Anbieter für den Kunden gespeicherten Daten zu vervielfältigen und diese Daten in einem Ausfallrechenzentrum zu speichern. Sollte es zur Beseitigung von Störungen notwendig sein, so ist es dem Anbieter gestattet, Änderungen an der Struktur der Daten und dem Datenformat vorzunehmen.

6. Mitwirkungspflichten des Kunden

(1) Der Kunde verpflichtet sich, zur Nutzung des Softwareprodukts und der damit verbundenen Leistungsangebote die notwendige Datenfernverbindung zwischen dem von dem Anbieter definierten Übergabepunkt und dem IT-System des Kunden herzustellen und aufrechtzuerhalten.

(2) Die vertragsgemäße Inanspruchnahme des Softwareprodukts setzt voraus, dass die vom Kunden eingesetzte Hard- und Software, einschließlich Arbeitsplatzrechnern, Routern, Datenkommunikationsmitteln etc., den technischen Mindestanforderungen an die Nutzung des Softwareprodukts entsprechen. Die für die Nutzung des Softwareprodukts erforderliche Konfiguration des IT-Systems des Kunden ist Aufgabe des Kunden.

(3) Der Kunde erhält von dem Anbieter in der Bedienungsanleitung Anweisungen für das Verhalten bei einem vollständigen Ausfall des Softwareprodukts oder bei erheblichen, betriebsbehindernden Beeinträchtigungen. Der Kunde hat sich mit den Angaben in den Anweisungen vertraut zu machen und für seinen Betrieb einen Notfallplan unter Berücksichtigung der in den Anweisungen enthaltenen Angaben zu erstellen. Sollte das Softwareprodukt vollständig ausfallen oder die Nutzung nur in einer Weise möglich sein, die den Betrieb des Kunden wesentlich behindert, so wird der Kunde auf der Grundlage der Anweisungen und des Notfallplans umgehend Maßnahmen zur Aufrechterhaltung seines Betriebes ergreifen.

(4) Im Übrigen finden die Vorschriften der Ziffern 8, 9 dieses Vertrages Anwendung.

7. Vergütung

(1) Die vereinbarte und vom Kunden an den Anbieter zu zahlende Vergütung ist monatlich im Voraus innerhalb von 30 Tagen nach Zugang einer Rechnung zuzüglich der jeweils gültigen Umsatzsteuer zu zahlen.

(2) Soweit die Vulcavo GmbH gegenüber dem Anbieter ihre Preise während der Vertragslaufzeit erhöht, ist der Anbieter berechtigt, diese Kosten an den Kunden prozentual entsprechend weiterzubelasten. Die Anpassung wird dem Kunden mit angemessener Vorlaufzeit angekündigt. (3)  Der Anbieter behält sich darüber hinaus das Recht vor, die Vergütung nach Ankündigung in Textform unter Einhaltung einer Frist von drei (3) Monaten vor Wirksamwerden in angemessener Weise zu ändern. Eine solche Preisänderung ist jedoch nur einmal im Kalenderjahr und nur dann zulässig, sofern die Gesamtkosten aufgrund von Produktverbesserungen, Kostensteigerungen für die Instandhaltung und den Betrieb der Software oder Lizenzkosten für den Anbieter gestiegen sind. Für den Fall, dass eine Preiserhöhung mehr als zehn (10) % der bisherigen Vergütung ausmacht, kann der Kunde dieser Preiserhöhung mit einer Frist von zwei (2) Wochen ab Mitteilung widersprechen. Widerspricht der Kunde fristgerecht, gelten die bisher gültigen Preise. Der Anbieter behält sich für diesen Fall das Recht vor, den Vertrag außerordentlich mit einer Frist von einem (1) Monat zu kündigen.  

8. Gewährleistung

(1) Der Anbieter gewährleistet die Funktions- und Betriebsbereitschaft des Softwareprodukts und der damit zusammenhängenden Leistungsangebote nach den Maßgaben dieses Vertrages. Soweit nachfolgend nichts anderes bestimmt ist, gelten die gesetzlichen Regelungen zur Gewährleistung. 

(2) Für Mängel des gegen Entgelt zur Verfügung gestellten Softwareprodukts sowie des Speicherplatzes haftet der Anbieter nach den Gewährleistungsregeln des Mietrechts (§§ 536 ff. BGB), jedoch mit der Maßgabe, dass eine Schadensersatzpflicht entgegen § 536a Abs. 1 BGB nur im Falle eines Verschuldens nach den Maßgaben in Ziffer 9 dieses Vertrages besteht.

(3) Soweit ein Mangel vom Kunden angezeigt wurde und die Gewährleistungsansprüche des Kunden nicht ausgeschlossen sind, ist der Anbieter verpflichtet, den Mangel innerhalb einer angemessen Frist – durch Maßnahmen nach eigener Wahl – zu beseitigen.  Den Mitarbeitern und Beauftragten des Anbieters wird zu diesem Zwecke freier Zugang zu den Systemen des Kunden gewährt, soweit dies erforderlich ist.  

(4) Soweit es sich bei den mit der Nutzung des Softwareprodukts zusammenhängenden Leistungsangeboten um reine Dienstleistungen handelt (zB Supportdienstleistungen), haftet der Anbieter für Mängel dieser Dienstleistungen nach den Regeln des Dienstvertragsrechts (§§ 611 ff. BGB).

9. Haftung; Freistellung

(1) Die Parteien haften einander unbeschränkt:

– bei Arglist, Vorsatz oder grober Fahrlässigkeit;

– im Rahmen einer von ihnen ausdrücklich übernommenen Garantie;

– für Schäden aus der Verletzung des Lebens, des Körpers oder der Gesundheit;

– für die Verletzung einer wesentlichen vertraglichen Pflicht, deren Erfüllung die ordnungsgemäße Durchführung dieses Vertrages überhaupt erst ermöglicht und auf deren Einhaltung die Parteien regelmäßig vertrauen und vertrauen dürfen ("Kardinalpflicht"), jedoch begrenzt auf den bei Eintritt des Vertragsschlusses vernünftigerweise zu erwartenden Schaden;

– nach den Vorschriften des Produkthaftungsgesetzes.

(2) Im Übrigen ist eine Haftung der Parteien ausgeschlossen.

(3) Die vorstehenden Haftungsregeln gelten entsprechend für das Verhalten von und Ansprüchen gegen Mitarbeiter, gesetzliche Vertreter und Erfüllungsgehilfen der Parteien.

(4) Der Anbieter gewährleistet dem Kunden, dass die Software keine Rechte Dritter verletzt ("Schutzrechtsverletzung"). Der Anbieter wird den Kunden von allen Ansprüchen Dritter wegen vom Anbieter zu vertretender Schutzrechtsverletzungen im Zusammenhang mit der vertragsgemäßen Nutzung der Software hin freistellen und auch die angemessenen Kosten einer Rechtsverteidigung für den Kunden übernehmen. Der Kunde wird den Anbieter unverzüglich über die geltend gemachten Ansprüche Dritter informieren; er ist nicht berechtigt, solche Ansprüche tatsächlich oder rechtlich entgegenzunehmen, es sei denn der Anbieter hat dem zuvor schriftlich zugestimmt. Der Freistellungsanspruch nach diesem Ziffer 9 Absatz 4 erlischt, wenn der Kunde den Anbieter nicht unverzüglich über die Geltendmachung von Ansprüchen durch Dritte informiert, sofern kein Fall einer unbeschränkten Haftung nach Ziffer 9 Absatz 1 vorliegt.

10. Force Majeure

(1) Soweit und solange ein Fall höherer Gewalt ("Force Majeure") vorliegt, sind die Parteien zeitweise von ihren Leistungspflichten befreit.

(2) Force Majeure ist ein betriebsfremdes, von außen durch elementare Naturkräfte oder durch Handlungen dritter Personen herbeigeführtes Ereignis, das nach menschlicher Einsicht und Erfahrung unvorhersehbar ist, mit wirtschaftlich erträglichen Mitteln auch durch die äußerste, nach der Sachlage vernünftigerweise zu erwartende Sorgfalt nicht verhütet oder unschädlich gemacht werden kann und auch nicht wegen seiner Häufigkeit in Kauf zu nehmen ist.

(3) Die Parteien können diesen Vertrag kündigen, wenn ein Force Majeure Ereignis länger als 2 Monate andauert und eine einvernehmliche Vertragsanpassung nicht erzielt werden kann.

11. Datenschutz 

(1) Sollten im Rahmen der Durchführung dieses Vertrages, insbesondere, aber nicht ausschließlich, bei der Nutzung des Softwareprodukts personenbezogene Daten erhoben werden, so stellen die Parteien sicher, dass dabei datenschutzrechtliche Bestimmungen beachtet werden.

(2) Personenbezogene Daten werden nur in dem Umfang erhoben und genutzt, wie es die Durchführung des Vertrages erfordert. Die Verarbeitung personenbezogener Daten hat im Rahmen der Weisungen des Kunden zu erfolgen; sobald der Anbieter der Ansicht ist, dass eine dieser Weisungen gegen datenschutzrechtliche Vorschriften verstößt, hat er den Kunden darauf unverzüglich hinzuweisen. Die Parteien stimmen der Erhebung und Nutzung solcher in diesem Umfang erhobener Daten zu.

(3) Sofern erforderlich, werden die Parteien gemäß den Vorgaben von Art. 28 DS-GVO eine Vereinbarung über die Auftragsverarbeitung schließen. In diesem Zusammenhang werden insbesondere alle Mitarbeiter – vor allem Mitarbeiter und Verantwortliche, die Zugang zu personenbezogenen Daten haben – verpflichtet, den Anforderungen von Art. 28 Abs. 3 lit. c iVm Art. 32 Abs. 4 DS-GVO gerecht zu werden. 

12. Vertragslaufzeit, Kündigung

Die Vertragslaufzeit richtet sich nach den zwischen den Parteien getroffenen Regelungen.(2) Das Recht beider Parteien zur außerordentlichen Kündigung aus wichtigem Grund bleibt unberührt. Ein wichtiger Grund liegt insbesondere vor, wenn eine Partei vorsätzlich oder fahrlässig gegen eine wesentliche Pflicht aus diesem Vertrag verstößt und deswegen der kündigenden Partei das Festhalten am Vertrag nicht mehr zumutbar ist.

(3) Der Anbieter ist hiernach insbesondere bei wiederholtem oder erheblichem Zahlungsverzug des Kunden berechtigt. Der Anbieter ist zur außerordentlichen Kündigung des Vertrages berechtigt, wenn der Kunde eine Pflicht nach Ziffer 5 dieses Vertrages verletzt und der Anbieter ihn zuvor abgemahnt hat. Befindet sich der Kunde im Zahlungsverzug, ist der Anbieter zudem berechtigt, das System für den Kunden abzuschalten. Der Kunde ist nach Aufforderung durch den Anbieter in diesem Fall verpflichtet, seine Daten innerhalb von 30 Tagen zu exportieren. Nach Ablauf dieser Frist ist der Anbieter berechtigt, die Daten zu löschen.

(4) Die Kündigung dieses Vertrages bedarf der Schriftform.

13. Daten- und Softwareherausgabe bei Vertragsbeendigung

(1) Im Falle der Beendigung des Vertrags wird der Anbieter dem Kunden die Daten, die sich auf dem ihm zugewiesenen Speicherplatz befinden, nach entsprechender Aufforderung durch den Kunden kostenlos auf einem dauerhaft lesbaren mobilen Datenträger zur Verfügung stellen bzw. ihm eine Kopie davon überlassen ("Herausgabe").

(2) Die gespeicherten Daten werden 30 Tage nach der Herausgabe der Daten an den Kunden gelöscht, sofern der Kunde nicht innerhalb dieser Frist mitteilt, dass die ihm übergebenen Daten nicht lesbar oder nicht vollständig sind. Das Unterbleiben der Mitteilung gilt als Zustimmung zur Löschung der Daten. Für die Beachtung der handels- und steuerrechtlichen Aufbewahrungsfristen ist allein der Kunde verantwortlich.

(3) Jede Nutzung des Softwareprodukts nach Beendigung des Vertragsverhältnisses ist unzulässig.

14. Schlussbestimmungen

(1) Sollte eine der Bestimmungen dieses Vertrages oder eine später in diesen aufgenommene Bestimmung ganz oder teilweise nichtig oder undurchführbar sein oder werden oder sollte sich eine Lücke in diesem Vertrag herausstellen, wird dadurch die Wirksamkeit der übrigen Bestimmungen nicht berührt (Erhaltung). Die Parteien sind in diesem Fall verpflichtet, an der Vereinbarung einer Regelung mitzuwirken, die der unwirksamen oder fehlenden Bestimmung wirtschaftlich am nächsten kommt.  

(2) Änderungen und Ergänzungen dieses Vertrages bedürfen der Schriftform, soweit nicht etwas anderes bestimmt ist. Dies gilt auch für das Schriftformerfordernis selbst.

(3) Die Parteien dürfen diesen Vertrag sowie Rechte und Pflichten aus diesem Vertrag nur mit vorheriger schriftlicher Zustimmung der jeweils anderen Partei an einen Dritten abtreten oder übertragen. Die Zustimmung darf nicht unbilligerweise verweigert werden.

(4) Mündliche oder schriftliche Nebenabreden zu diesem Vertrag bestehen nicht. Die Geltung der Allgemeinen Geschäftsbedingungen des Kunden wird ausdrücklich ausgeschlossen.

(5) Ist der Kunde Kaufmann, i.S.d. Handelsgesetzbuchs, juristische Person des öffentlichen Rechts oder ein öffentlich-rechtliches Sondervermögen, ist ausschließlicher – auch internationaler –  Gerichtsstand für alle sich aus dem Vertragsverhältnis unmittelbar oder mittelbar ergebenden Streitigkeiten der Geschäftssitz des Anbieters. Der Anbieter ist jedoch auch berechtigt, Klage am allgemeinen Gerichtsstand des Kunden zu erheben.

(6) Die Parteien vereinbaren hinsichtlich sämtlicher Rechtsbeziehungen aus diesem Vertrag die Anwendung des Rechts der Bundesrepublik Deutschland unter Ausschluss seiner kollisionsrechtlichen Bestimmungen und des Übereinkommens der Vereinten Nationen über Verträge über den internationalen Warenverkauf vom 11.4.1980 (UN-Kaufrecht).  

Stand: März 2024