Modul Haufe wowinex Grundmodul

Die Vertragsparteien vereinbaren auf der Grundlage des bestehenden Softwarenutzungsvertrags über die Nutzung der Software Haufe wowinex (Version 5) nachfolgende Leistungen:

1. Bezeichnung Modul Grundmodul

Das Grundmodul beinhaltet die technischen und organisatorischen Grundlagen zum Betrieb von

Haufe wowinex:

Echt-Datenbank
Schul-Datenbank
Spool-Datenbank
Analyzer-Datenbank,
Berechtigungsverwaltung

Mandantenverwaltung
Stammdatenverwaltung
ODBC-Schnittstelle
Reportdesigner mit Exportfunktion

Der Funktionsumfang des Grundmoduls für die Bewirtschaftung und Verwaltung von eigenen und

fremden Liegenschaften und Immobilien umfasst die folgenden Bereiche:

Finanzbuchhaltung
SEPA Zahlungsverkehr In-/Exkasso
BK01
Kontenimport (MT940)
GDPdU-Schnittstelle
Mietenbuchhaltung
Betriebskostenabrechnung
Heizkostenabrechnung inkl. Integrierte Abrechnung ISTA
Serviceorientierte Heizkostenabrechnung (e898) mit weiteren Wärmemessdienstleistern
Kautionsverwaltung
Fremdverwaltung
Wohnungs-/Gebäudeausstattung

Das Grundmodul ist durch optionale Modulpakete erweiterbar.

Die Inhalte des Grundmoduls richten sich nach der folgenden Leistungsbeschreibung.

2. Leistungsbeschreibung

Im Grundmodul von Haufe wowinex sind die wesentlichen Funktionen zur Verwaltung und Bewirtschaftung des eigenen oder fremden Immobilienbestandes enthalten. Es können unbegrenzt viele Wirtschaftseinheiten, Häuser, Nutzungseinheiten, Grundstücke und Räume in beliebigen Mandanten eingerichtet werden. Durch die Anlage von Benutzerrechten in beliebig definierbaren Nutzerrollen kann jede Aufbauorganisation abgebildet werden. Die Datenbank kann über die ODBC- Schnittstelle auch von externen Systemen abgefragt werden. Mit dem Reportgenerator List & Label stehen eine Vielzahl von Standardauswertungen zur Verfügung, die sich bequem z. B. nach Microsoft Excel exportieren lassen. Die Finanzbuchhaltung basiert auf der doppelten Buchführung mit frei definierbaren Kontenplänen. Eine mandantenübergreifende Bilanzierung ist ebenfalls möglich. Durch fest definierte Buchungsschlüssel werden über die Hauptbuchungen alle Daten der Nebenbuchhaltungen angesprochen. Somit wird sichergestellt, dass die Haupt- und Nebenbücher abgestimmt bleiben. Außerdem stehen die Finanzdaten jederzeit für aktuelle betriebswirtschaftliche Auswertungen zur Verfügung. Im Gegensatz zu den Hauptabschlussübersichten, in denen die Salden per Buchungstag ausgewertet werden, können über die Saldenlisten aus den Einzelbuchungen die Tagessalden für Sach-, Objekt- und Personenkonten stichtagsbezogen ausgewertet werden. Die Daten der Finanzbuchhaltung lassen sich per GDPdU-Schnittstelle zu Prüfungszwecken exportieren.

Die Buchungserfassung erfolgt im Dialog mit dem Anwender. Je nach Buchungsvorgang werden alle beteiligten Nebenbücher sofort aktualisiert. Damit stehen Ihnen jederzeit auf einer aktuellen Informationsbasis steuerungsrelevante und entscheidungsunterstützende Daten zur Verfügung. Periodische Zahlungsvorgänge, wie z. B. wiederkehrende Abschläge an Versorgungsunternehmen, werden automatisiert abgearbeitet. Dem Anwender stehen jederzeit Eingriffsmöglichkeiten wie die Änderung der Beträge und/oder Zahlungstermine zur Verfügung. Über das Informationssystem können zahlreiche Informationen zu Bereichen wie Sachkonten, Objektumsätze, Grundstücke, Debitoren, Kreditoren, Darlehen und Saldenübersichten abgerufen werden. Die individuelle Steuerung und zuverlässige Abwicklung des automatischen Zahlungsverkehrs sind grundlegende Bestandteile der Software Haufe wowinex. Einfach zu bedienende Funktionen begleiten die Abwicklung aller Zahlungsprozesse, die flexibel nach individuellen Vorgaben und Bedürfnissen gestaltet werden können. Im Rahmen des Zahlungsvorgangs werden die Verbindlichkeiten in der Finanzbuchhaltung automatisch ausgebucht.

Variabler Kontenrahmen
Freie Belegnummernkreise
Buchungsjournal
Kreditoren-/Debitorenbuchhaltung
Debitorenbuchhaltung, Rechnungsausgangsbuch und Fakturierung
Listen über Offene Posten
Auswertungen nach Kontoauszügen/Saldenlisten
SEPA Zahlungsverkehr für Lastschriften und Überweisungen
Manuelle Überweisung
Manuelle Lastschrift
Unbegrenzter Abruf der Bewegungsdaten (Buchungen)
Keine Verdichtung von Buchungsdaten
Stichtagsbezogene Bilanz- und GuV-Erstellung

Integrierte Umsatzsteuer- und Skontorechnung
Rechnungseingangsbuch
Rechnungserfassung mit und ohne Auftragsbindung
Zahlungsvorschläge nach dem Vier-Augen-Prinzip
Zahlungsvorschläge nach Wirtschaftseinheiten bzw. Rechnungen
Automatisierte Abwicklung periodisch wiederkehrender Zahlungsvorgänge
Automatische Umsatzsteuerbuchung
Automatische Umsatzsteuervoranmeldung auch in elektronischer Form
Hauptabschlussübersichten
Handels-, Steuer- und IFRS -Bilanz nach freier Gestaltung gemäß Richtlinien
Mandantenübergreifende Konzernbilanzierung
Automatisches Buchen von Bankkontoauszügen
Informationssystem
Zahlungskürzung und Sperren
Ändern von Zahlungsterminen
Umwandeln von Einbehalten in Bankbürgschaften

Durch die Integration des BK01®-Zahlungsverkehrs werden dem Haufe wowinex-Kunden die Vorteile des automatischen Zahlungsverkehrs der Aareal Bank AG erschlossen. Die gemeinsame Entwicklung mit der Aareal Bank eröffnet das gesamte Leistungsspektrum zur Optimierung seines Zahlungsverkehrs. Mit einer einmaligen Kennzeichnung definieren Sie für ein Objekt eine Aareal Bankverbindung. Das ist die Grundlage für die spätere fehlerfreie Zuordnung aller Kontenbewegungen. Nach der Vergabe von BK01®-Gironummern werden für die betreffenden Objekte Lastschriften und Mietüberweisungen automatisch gebucht und Rücklastschriften zugeordnet. Innerhalb der Fremdverwaltung (im Grundmodul enthalten) und der WEG-Verwaltung (optionales Modulpaket) sorgt die BK01®-Gironummer für die sichere Zuordnung von Wohn/-Hausgeldern sowie Miet- und Nebenkostenzahlungen zum jeweiligen Fremdvermögen. Konteninformationen der Aareal Bank werden in Haufe wowinex importiert und über die BK01®- Gironummern vollständig und automatisch auf den betreffenden Konten gebucht. Auf diese Weise erreichen Sie eine deutliche Effizienz beim Buchen des gesamten Zahlungsverkehrs. Manuelles Nachbearbeiten und Doppelbuchungen sind dank der ausgereiften Systematik nahezu ausgeschlossen. Mit der Haufe wowinex-/BK01®-Schnittstelle werden die Bereiche Mieten, Betriebskosten, Kautionen sowie Darlehen automatisch angebunden.

Optimierung und Automatisierung des Zahlungsverkehrs
Umfassende maschinelle Zuordnung von Umsätzen zwischen Unternehmensbuchhaltung und

‍

Bankkonto

Einheit von Buchung, Zahlung und Rechnungswesen
Verknüpfung der Stammdaten der Buchhaltung mit Informationen aus dem Zahlungsverkehr durch virtuelle Bankkontonummern (BK01®-Gironummern)

Gewährleistung des sicheren Austausches zahlreicher Dokumente der Kontenführung

Mit dem Kontenimport wird die automatische Übermittlung von Kontoauszügen Ihrer Bankinstitute im Format „Swift MT-940“ gesteuert. Die Auszüge werden importiert, zugeordnet und gebucht. Ist Haufe wowinex eine automatische Erkennung nicht möglich, kann der Anwender eine manuelle Zuordnung treffen. Eine integrierte Lerntabelle sorgt dafür, dass Haufe wowinex den Auftraggeber zukünftig automatisch identifiziert.

Einlesen der Kontoauszüge online
Übertragen der Bearbeitungsrechte an Sachbearbeiter
Automatisierte Zuordnung der Zahlungsempfänger und Auftraggeber
Integrierte Lerntabelle
Manuelle Zuordnung nicht gefundener Auftraggeber
Manuelle Zuordnung der Zahlungen zu Offenen Posten
Manuelle und automatisierte Zuordnung zu mehreren Offenen Posten

Komfortable Such- und Zuordnungsfunktionen

Mit dem Grundmodul von Haufe wowinex haben Sie die komplette Mietenbuchhaltung Ihrer Objekte jederzeit voll im Griff: Komfortabel zu bedienen, voll integriert in die Finanzbuchhaltung und flexibel an Ihre Bedürfnisse anzupassen. Benötigte Informationen zu Wohn- und Gewerbeeinheiten, Mietern oder Historien können einfach abgerufen werden und bei Bedarf mit wenigen Mausklicks in Detaildarstellungen verzweigen. Die Anwendung ist im höchsten Maße flexibel und kann in vielen Bereichen frei gestaltet werden. Über das Informationssystem hat der Anwender Zugriff auf alle Daten der Wohn- und Gewerbeeinheiten, des Mieters, der ehemaligen Mieter sowie des Mitglieds. Alle Daten sind im Dialog abrufbar. Die automatische Sollstellung steuert die Sollstellung der Miete, des Wohn-/Hausgeldes oder der Pacht zu frei wählbaren Zeiträumen. Mit dem SEPA Zahlungsverkehr wird der automatische Datenaustausch mit den Banken realisiert. Bei Leerständen erfolgt wahlweise die automatische Buchung der Erlösschmälerungen.

Stammdatenverwaltung
Informationssystem
Mietverträge und Mietbescheinigungen
Verwaltung von Staffelmietvereinbarungen

Schriftverkehr
Kündigungsbestätigung und Verwaltung von Kündigungsgründen
Automatische taggenaue Sollstellung mit flexiblen Bestandteilen
In die Finanzbuchhaltung integriert
Offene-Posten-Buchhaltung
Automatische Buchung der Erlösschmälerung bei Leerständen
Einzeleinzüge/Überweisungen
Daueraufträge
Kontoauszüge
Saldenlisten
zahlreiche Standardauswertungen
Übergabeprotokolle
Reinigungspläne

Die Betriebskostenabrechnung erlaubt die Abrechnung der Wirtschaftseinheiten nach variablen und beliebigen Kostenarten und wird jeder Anforderung gerecht. Eine integrierte Heiz- und Betriebskostenabrechnung über den Datenaustausch mit Fremdabrechnern ist optional ebenso möglich wie die kombinierte Erstellung beider Abrechnungen im eigenen Haus. Damit verbunden ist die automatisierte Anpassung der Vorauszahlungen. Zur Abrechnung stehen diverse Kontrollauswertungen zur Verfügung. Die Abrechnungsergebnisse werden automatisch gebucht und die neuen Vorauszahlungen termingerecht gesteuert. Guthaben können entweder direkt ausgezahlt oder mit der nächsten Sollstellung verrechnet werden.

Mit den Wärmemessdiensten ISTA, Techem, BRUNATA, Minol, Kalorimeta, MüllerMess und BFW unterstützt Haufe wowinex die Serviceorientierte Heizkostenabrechnung (E898). Dabei wird die Heizkostenabrechnung nicht mehr in Papierform versandt. Wohnungsunternehmen erhalten Ihre Abrechnungen als Bilddatei (TIF oder PDF) in elektronischer Form. Der Datensatz E898 enthält die Bilddateien, die von Haufe wowinex eingelesen werden. Anhand des Indexdatensatzes ermöglicht dieser Datensatz die Zuordnung der Bilddateien zu den Abrechnungsdaten des Nutzers in Haufe wowinex. So können Sie Ihre Betriebskostenabrechnungen gemeinsam mit den Abrechnungen der Heiz- und Warmwasserkosten (sortiert nach Nutzer) drucken. Die Heizkostenabrechnung erlaubt sowohl die eigenständige Abrechnung als auch den Daten- austausch mit Fremdabrechnungsfirmen nach den aktuellen ARGE-Standards. Haufe wowinex bucht die Ergebnisse automatisch und verarbeitet die neue Vorauszahlung zum gewünschten Termin in der Sollstellung. Ehemalige Mieter werden in die Abrechnung einbezogen. Ebenso sind Auswertungen sowie die Bewertung der Bestände möglich.

Abrechnung sämtlicher Betriebskosten
Kostenzuordnung direkt oder nach Verteilerschlüssel

Beliebig definierbare Verteilerschlüssel
Umsatzsteuerausweis bei Gewerbemietern
Mehrjahresvergleich
Datenaustausch Heizkostenabrechnung mit Fremdabrechner
Integrierte Heiz- und Betriebskostenabrechnung
Abrechnungsbriefe
Automatischer Einzug/Überweisung oder Verrechnung mit Offenen Posten
Automatische Buchung der Abrechnungsergebnisse
Zählerverwaltung
Erstellung eigener Heizkostenabrechnungen
Pauschalabrechnung
Fremdabrechnung: Ista, Techem, Brunata, Minol, Kalorimeta, MüllerMess, BFW
Datenaustausch von A-, M/L-, K/B-, E- und W-Sätzen nach aktuellem ARGE Standard
Serviceorientierte Heizkostenabrechnung (SOHA)
E898 inkl. Verbrauchsdatenanalyse

Die Kautionsverwaltung begleitet sämtliche Vorgänge zur Verwaltung von Kautionen. Zinsrechnungen unter Berücksichtigung von Freistellungsaufträgen, die Ermittlung der Abgeltungssteuer und des Solidaritätszuschlages sind Beispiele eines vielfältigen Funktionsspektrums für die komplette Kautionsverwaltung und Abrechnung im eigenen Haus. Das Kautionsverfahren mit Haufe wowinex und BK01® lässt die Möglichkeit von Auslandskautionen zu.

Stammdatenverwaltung
Anbindung an das BK01®-Verfahren der Aareal Bank AG
Getrennte Kontenführung
Automatische Berechnung von Kautionen und Raten
Sollstellung von Ratenzahlern
Buchung von Bewegungen
Rückstandsauswertung
Nutzerauswertung
Kontoauszüge
Mahnwesen
Kapitalisierung der Zinsen
Kalkulation von Zinsänderungen
Zinsstaffelrechnung

Mit der Fremdverwaltung in Haufe wowinex wird die Verwaltung von Fremdeigentum von der Sollstellung bis zur Abrechnung gesteuert. Der Eigentümerstamm bildet die Basis für die Abrechnung mit dem Eigentümer und beinhaltet neben den personenbezogenen Daten, wie Anschrift und Bankverbindung, auch die Vertragsbasis für die Ermittlung der Verwaltungskosten und den Status seit der letzten Abrechnung. Durch die Bündelung aller zu verwaltenden Einheiten eines Eigentümers werden diese Einheiten zu einer Abrechnung zusammengefasst. Alle Buchungsbewegungen werden – wie im eigenen Bestand – im Dialog auf dem Eigentümerbankkonto erfasst.

Eigentümerstammdaten
Mieterstammdaten
Integration mit der Mietenbuchhaltung
Sollstellung
Verwaltungs- und Betriebskostenabrechnungen
Ermitteln/Buchen der Verwaltergebühr
Listen über Offene Posten
Kontoauszüge

Mit der Wohn- und Gebäudeausstattung können Sie technische Ausstattungen, Wohnungsmerkmale, sowie infrastrukturelle Daten Ihrer Objekte verwalten. Unabhängig von der Anzahl der zu verwaltenden oder zu bewirtschaftenden Einheiten, stehen jederzeit die Ausstattungselemente der Wirtschaftseinheiten, Häuser, Nutzungseinheiten und Räume zur Verfügung. Die Zählliste liefert Ihnen Informationen über die Anzahl von Ausstattungsgegenständen, die sich in Ihren Objekten befinden. Durch die Auswertung nach Einbaudatum können Sie nicht nur das Alter einer Ausstattung ermitteln, sondern auch bequem die Reparaturhäufigkeit feststellen. Durch die Einbindung von Wartungsdaten und Wartungsverträgen haben Sie jederzeit den Überblick über notwendige Termine und die damit verbundenen Wartungsleistungen. Durch die Ausstattungsnachweise können Sie beim Nutzerwechsel überwachend tätig werden. Eine Anbindung an die Handwerkerkopplung (optionales Modulpaket) ist möglich; damit können u. a. die Ausstattungsdaten durch den Handwerker gepflegt werden. Ebenso können die Daten über mobile Endgeräte (optionales Modulpaket) aktualisiert werden.