Archivierung mit der Schnittstelle d.velop documents

Die Vertragsparteien vereinbaren auf der Grundlage des bestehenden Softwarenutzungsvertrags über die Nutzung der Software Haufe wowinex nachfolgende Leistungen:

1. Bezeichnung

Die Partnerlösung bietet eine automatische Anbindung an das Dokumentenmanagementsystem d.velop documents (cloud) der d.velop AG zum Erfassen, Verteilen, Verwalten, Archivieren und Recherchieren von Dokumenten. Die Inhalte richten sich nach der folgenden Leistungsbeschreibung. Basis sind die Funktionalitä-ten des Moduls Archiv in Haufe wowinex.

2. Leistungsbeschreibung

d.velop documents (cloud) ist eine Software der d.velop AG. Informationen zum Leistungsum-fang der aktuellen Version finden Sie auf www.d-velop.de.  

Übersicht:

• Anbindung über Schnittstelle, dadurch Ablage und Recherche direkt aus Haufe wowinex möglich.
• Die in Haufe wowinex erzeugten Anschreiben und Auswertungen können durch den Archiv-manager an d.velop documents (cloud) zur Archivierung übergeben werden.
• Kontextsensitive Dokumentensuche aus Haufe wowinex in d.velop documents (cloud).
• Die parametergesteuerte Archivsuche aus Haufe wowinex wird unterstützt.
• Die Funktionalität des Barcodemanagers (allgemeiner -, Rechnungs-, FIBU- und WIKE-Barcode) wird unterstützt.
• Kundenindividuelle Eigenschaften (Indexfelder) im d.velop System werden nur bedingt von wowinex unterstützt (Rücksprache mit Consulting erforderlich).
• Eine automatisierte Synchronisation der Stamm- bzw. Bewegungsdaten zwischen Haufe wowinex und d.velop documents (cloud) wird unterstützt (wowinex BO Manager – d.velop Business Objects/Custom Logic).
• Die in Haufe wowinex enthaltenen DSGVO-Funktionalitäten (in Verbindung mit d.velop documents) wird ab dem 1. Quartal 2024 unterstützt.
• Die Übergabe von Indexdaten (Symbol Doppelpfeil) an d.velop documents (cloud) wird zur-zeit nicht unterstützt. Die Möglichkeit einer Realisierung wird zurzeit geprüft.1
• Die Datenübernahme aus d.velop documents (cloud) per Taste <F8> wird zurzeit nicht un-terstützt. Die Möglichkeit einer Realisierung wird zurzeit geprüft.1
• Das automatisierte Starten von Workflows bei der Archivierung wird zurzeit nicht unterstützt. Die Möglichkeit einer Realisierung wird zurzeit geprüft.1
• Der Rechnungsimport (eRechnung) in das wowinex Rechnungseingangsbuch wird in Verbin-dung mit d.velop documents (cloud) zurzeit nicht unterstützt.1
• Die im Rechnungseingangsbuch integrierte Funktion „Beleg anzeigen“ wird zurzeit nicht unterstützt.1
• Die Exposé-Unterstützung (Dateien/Bilder für die wowinex (MS Word) Exposé-Funktion) ist abgekündigt. Bitte verwenden Sie Haufe Partnerprodukte.1
• Die Archivierungsfunktion in Verbindung mit den Haufe Portalservices (HWK, VKS usw.) ist abgekündigt. Bitte verwenden Sie die Haufe Partnerprodukte.1
• Eine direkte Kofax Express-Anbindung (analog zu Saperion) an d.velop documents (cloud) existiert nicht. Falls Kofax Express weiterhin genutzt werden soll, ist die Standard-Importfunktionalität in d.velop documents (cloud) zu verwenden. Alternativ kann der d.velop documents (cloud) Scan Client verwendet werden.1
• Falls ein Saperion Kunde individuelle Anpassungen (Dialoge, Makros usw.) hat, ist kundenin-dividuell zu prüfen, welche der Anpassungen unter d.velop documents (cloud) zur Verfügung gestellt werden können (falls gewünscht). 1
• Für Systeme von Drittpartnern ist individuell zu klären, wo Daten bzw. Konfigurationen für die gemeinsame Nutzung gespeichert werden.
• Die Dokuarten in wowinex müssen den d.velop Kategorien entsprechen (Dokuart wowinex == d.velop Kategorie). Abweichende Schreibweisen können über die Zuordnungen in d.velop documents (cloud) abgebildet werden.
• Für den erfolgreichen Einsatz der wowinex d.velop (cloud)-Schnittstelle ist ein Internetzu-griff sowohl vom Client (Arbeitsplatz) als auch vom wowinex Server auf das d.velop (cloud) System sowie auch die wowinex Cloud Services erforderlich.
• Sollten Sie Internet Sicherheitslösungen wie „SSL/TLS-Inspektionsregeln“ einsetzen, ist eine erweiterte bzw. zusätzliche manuelle Konfiguration in wowinex (Progress) erforderlich – an-sonsten ist ein Verbindungsaufbau zu d.velop/wowinex Cloud Services nicht möglich.

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1  Nur für Kunden relevant, die von Saperion auf d.velop documents (cloud) wechseln.

Modul Schnittstelle Haufe wowinex Archivierung

Einrichtung der Archiv-Parameter

Voraussetzung für die Einrichtung ist die erfolgreiche Anbindung des Kunden an die d.velop documents Cloud, dessen Anmeldedaten in die Parameter eingetragen werden müssen.

Wir empfehlen, dass die Einrichtung der wowinex (Cloud API) Lizenzen bzw. die Konfiguration durch einen Haufe Mitarbeiter erfolgt.

Der ApiKey wird für den automatischen Austausch der Business Objects bzw. für die Option „User Login“ benötigt, falls diese nicht gesetzt wurde.

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Verbindungseinstellung des berechtigten Sachbearbeiters

Die Verbindungsdaten zu d.velop documents (cloud) werden für jeden zur Archivierung berech-tigten Sachbearbeiter in Haufe wowinex hinterlegt.

Der ApiKey dient zur Zeit ausschließlich zur Archivierung. Die Daten zum Login und ApiKey entstammen dem Archivsystem d.velop documents (cloud). Siehe auch die Option „User Login“ im Parameterstamm Archiv.

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Erstellung der Verschlagwortung bzw. Sourcedefinition

Eine individuelle Sourcedefinition dient als Quelle für spätere Zuordnungen (Mapping) in d.velop documents (cloud).

Die Felder „ArchivStatus“ und „FText“ beinhalten den aktuellen internen Status des Dokuments und werden nicht an d.velop documents (cloud) übergeben.

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Diese Liste enthält die maximal möglichenAttribute, die in das Archiv übertragen werden können. Diese Attribute werdenvon Haufe wowinex im Archiv abgefragt.

*Das Feld „F_MitgliedsNr.“ wird derzeit nochnicht von allen Dialogen in Haufe wowinex unterstützt.

Jede Änderung der Dokumentenarten muss unverzüglich als neue Sourcedefinition an d.velop documents (cloud) übertragen werden.

Die neue Sourcedefinition wird in den Archiv-Parametern erzeugt.

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Archivieren von Dokumenten in d.velop documents (cloud)

Sie archivieren z. B. Word-Schreiben, List & Label-Auswertungen oder pdf-Dateien aus Haufe wowinex im d.velop documents (cloud) Archiv.

Die Archivierung erfolgt im Kontext des in Haufe wowinex angemeldeten Anwenders und seiner Berechtigungen.

Die Übergabe der in Haufe wowinex erzeugten Dokumente an d.velop documents (cloud) erfolgt mit Hilfe des Haufe wowinex Archivmanager über die Schaltfläche Archivieren.

Suche nach Dokumenten in d.velop documents (cloud)

Die Schnittstelle bietet eine kontextsensitive Archivsuche/-aufruf aus den Modulen von Haufe wowinex.  

• „1-Klick Suche“: Die Standardsuche aus Haufe wowinex erfolgt über die vom Kunden defi-nierten Metadaten zum jeweiligen Dokument.  

Diese Beispiele zeigen typische Suchkombinationen aus Haufe wowinex nach Attributen:

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Um eine Suche in d.velop documents (cloud) erfolgreich durchführen zu können, sind alle Attribute der Suchkombinationen aus wowinex den entsprechenden Feldern in d.velop documents (cloud) zuzuordnen.

Wenn eines der Such-Attribute in d.velop documents (cloud) nicht zugeordnet ist, dann führt die Suche zu einer Fehlermeldung und wird damit abgebrochen.

Stand: März 2024