Grundmodul

von Haufe axera für die Immobilienwirtschaft

Das Grundmodul beinhaltet Funktionen, die für eine professionelle und effiziente Verwaltung sowie für die Bewirtschaftung des Bestandes benötigt werden.

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Zahlungsverkehr

Der Banking-Standard EBICS sorgt für einen automatischen Datenaustausch zwischen der Bank und Haufe axera.

• Kontoauszüge werden täglich automatisiert in Haufe axera importiert.
• Umsätze werden durch virtuelle Konten automatisch zugeordnet*
• Kontostand und Salden per Datenaustausch mit der Bank
• Automatisierter Zahlungsverkehr im EBICS-Format (Überweisung / Lastschrift)
• Zahlungsüberwachung mit MT940- oder camt.053-Import

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Zur Nutzung des Zahlungsverkehrs in Haufe axera ist das EBICS-Verfahren erforderlich. Zahlungsverkehrsdateien (Überweisungen und Lastschriften) müssen mit einem zusätzlichen Bankingtool (wie z. B. S-Firm) freigegeben werden.
*Voraussetzung für die Nutzung der virtuellen Konten ist ein Vertrag zwischen dem Kunden und der Hausbank des Vertragsnehmers.

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Mietenbuchhaltung

Im Modul Mietenbuchhaltung / Mietvertragsverwaltung werden die Vertragsstammdaten verwaltet und die Mieterkonten geführt. Haufe axera verfügt dabei über eine vollständige Offene Posten Verwaltung.
Die Sollstellung und der Inkassolauf werden über sogenannte Batchläufe durchgeführt.
In der Mietvertragsverwaltung finden sich alle Informationen zum Mietvertrag, der Zahlungsart sowie den Mietkonditionen.

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Das Arbeiten in verschiedenen Mandanten, auch in unterschiedlichen Eigentumsverhältnissen, ist innerhalb einer Sitzung möglich.

• Die Sollstellung erfolgt über die drei Schritte: Simulation, Echtlauf und Freigabe.
• Automatisierter Sollstellungs- und Inkassolauf möglich
• Kontenbewegungen werden über MT940- oder camt.053-Dateien automatisch eingelesen
• Wiederkehrende Bankumsätze sind über Kontierungsvorschriften automatisierbar
• Ratenzahlungsvereinbarungen sind möglich
• Mehrpersonenfähigkeit (Zuordnung mehrerer Verträge zu einer Person, mehrere Personen als Vertragspartner)
• Dokumentation abweichender Fälligkeiten, Kündigungen, Mietbestandteile
• Vereinbarungen und Genehmigungen
• Zu allen Nutzungsvertragspositionen lassen sich Gültigkeiten hinterlegen, dadurch lässt sich z. B. eine zeitlich begrenzte Mietfreiheit überwachen und nach Ablauf durch eine dann gültige Mietrate ersetzen, die ab dann automatisch im Sollstellungslauf Berücksichtigung findet
• Historisierung sämtlicher Änderungen der Vertragsverhältnisse
• Automatische Speicherung des gesamten vertragsbezogenen Schriftverkehrs in der elektronischen Mieterakte

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Umlagenabrechnung

Das Modul Umlagenabrechnung unterstützt flexibel und übersichtlich bei der Abrechnung der Betriebs- und Heizkosten.

• Erstellung der Betriebskostenabrechnung nach Soll-Werten und Abrechnung der Mieter nach Ist-Werten
• Zuordnung umlegbarer Kosten zu frei festlegbaren Abrechnungskreisen
• Bildung von Kostenverbünden für die Verteilung von abrechnungskreisübergreifenden Kostenarten nach unterschiedlichen Schlüsseln
• Setzen von Buchungssperren für einzelne Kostenarten in bestimmten Abrechnungsperioden
• Ausschluss von Nutzungseinheiten (z. B. EG-Wohnung nicht in Fahrstuhlkostenumlage einbeziehen)
• Möglichkeit zur Sperrung von erstellten offenen Posten
• Standardausdruck der Betriebskostenabrechnung individuell anpassbar
• Kopierfunktion der für einen Abrechnungskreis definierten Einstellungen / Verteilungen
• Automatische Anpassung der Vorauszahlung
• Zählerverwaltung für eigene Ablesung

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Mahn- und Klagewesen

Im Modul Mahn- und Klagewesen können die unternehmensspezifischen außergerichtlichen Mahnabläufe flexibel abgebildet werden.

• Freie Festlegung der in einem Mahnlauf zu berücksichtigenden Verträgen
• Mahnungssimulation und Mahnungsechtlauf
• Vormerkung von Mahngebühren in der Mietenbuchhaltung möglich
• Anzahl der Mahnstufen und Zuordnung der Inhalte (Anschreiben für Erinnerungen und Mahnstufen) sind frei festlegbar

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Personen (Stammdaten)

Im Stammdatenmodul Personen werden Informationen zu natürlichen und juristischen Personen hinterlegt. Durch die Verknüpfung mit anderen Modulen wird der Person eine „Rolle“ zugewiesen, etwa als Mieter, wenn sie als Vertragspartner einem Mietvertrag zugeordnet wird. Durch die Pflege der personenbezogenen Daten auf zentraler Ebene wird Datenredundanz vermieden.

• Eingabe der Stammdaten von natürlichen Personen
• Eingabe der Stammdaten von juristischen Personen (Unternehmen)
• Übersicht aller Bankverbindungen
• Adressverzeichnis, Bankenverzeichnis
• Bevorzugte Kommunikationswege und -zeiten
• Automatischer Mieteradressenwechsel bei Mietvertragsbeginn
• Übersicht der aktuellen Rollenzuordnung (z. B. Mieter, Sachbearbeiter, Kreditor, Mitglied)
• Verwaltung der SEPA-Lastschriftmandate
• Zusammenführen von Personen

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WEG-Verwaltung

Die WEG-Verwaltung wird durch dieses Modul effizient unterstützt.

• Vertragsmanagement der WEG-Verwalterverträge
• Verwaltung von Erhaltungs- und weiteren Rücklagen
• Erstellung von Wirtschaftsplänen
• Hausgeld- / Wohngeld - / Jahresabrechnung
• Gesamt- / Einzelwirtschaftsplan mit Anpassung Haus- / Wohngeld
• Verwaltung von Sonderumlagen
• Beschlusssammlung (nur in Verbindung mit der Eigentümerversammlung)
• Übergabe der umlagefähigen Kosten der Hausgeldabrechnung an die Sondereigentumsverwaltung für Erstellung der Heiz- und Betriebskostenabrechnung
• Eigentümerversammlung mit digitaler Anwesenheitsdokumentation und Abstimmungsverfahren

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Kaufmännische und technische Bestandsverwaltung

In der Bestandsverwaltung werden die kaufmännischen und technischen Objektbestandsdaten sowie die Unternehmensstrukturen abgebildet und verwaltet. Es können Bestandsebenen wie Gebäude oder Grundstücke angelegt werden. Dabei können auch bisher bewährte Nummernsysteme übernommen werden.

Kaufmännische Bestandsverwaltung:

• Es können mehrere Gesellschaften bilanzierend / nicht bilanzierend verwaltet werden (Mehrmandantenfähigkeit)
• Gliederung nach Verwaltungsgesellschaft, Eigentümer, Wirtschaftseinheit, Grundstück, Gebäude, Nutzungseinheit
• Umfangreiche Stammdaten für Wirtschaftseinheiten, Gebäude, Nutzungseinheiten
• Nummernsystem für Bestände ist frei festlegbar. Bei Übernahme von Verwaltungsbeständen können bestehende Nummern übernommen werden.
• Massenänderungen – kaufmännische Stammdatenänderungen in frei auswählbaren Nutzungseinheiten

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Technische Bestandsverwaltung:

• Frei definierbare Kataloge beschreiben die technische Ausstattung für Wirtschaftseinheit, Gebäude und Nutzungseinheit
• Verwaltung von Gewährleistungsfristen und Wartungsintervallen

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Belegsystem

Im Haufe axera Belegsystem werden Belege aus allen Modulen gesammelt. Das Belegsystem verwaltet unter Berücksichtigung des wohnungswirtschaftlichen Kontenrahmens den Buchungsfluss zwischen den Nebenbüchern und dem geführten Hauptbuch.

• Sperren von Buchungsperioden (Monat, Jahr) gegliedert nach Geschäftsbereichen ist möglich

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Stammdaten

• Kostenstellen / Kostenträger / Kostenarten
• Buchwerke
• Buchungsvorschriften
• Kreditoren / Debitoren

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Bewegungsdaten

• Buchungsbelege
• Zahlaufträge
• Rechnungseingangs- und -ausgangserfassung
• automatisierte Umsetzung wohnungswirtschaftlicher Vorgänge (Mietminderung, Auszahlung Guthaben, manuelle Lastschrift) in buchhalterische Vorgänge
• Buchungen in mehreren Geschäftsjahren sind erlaubt
• Regelmäßige Zertifizierung nach den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung (GoBD)

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Dokumentencenter

Mit dem Dokumentencenter bietet Haufe axera ein umfängliches Werkzeug, in dem direkt aus dem Arbeitsbereich heraus ein Standardschreiben als Einzel- oder Serienbrief erstellt und gespeichert werden kann. Eingescannte Eingangspost oder Schriftstücke, Pläne oder Fotos können ebenso gespeichert werden. Auf diese Weise kann etwa die Mieterakte vollständig im Dokumentencenter geführt werden, der Zugriff erfolgt durch das Aufrufen z. B. des jeweiligen Mietvertrags im System.

• Individuell anpassbare Standardvorlagen
• Dokumentvorlagen, Erstellung im .docx-Format
• Zahlreiche Platzhalterdefinitionen für die Vorlagenerstellung von Dokumenten mit komplexen Inhalten
• Erstellte Dokumente können zur Verwendung in Microsoft Word als .docx-Dokument oder als PDF-Dokument exportiert werden
• Speicherung von Dokumenten und Dateien direkt aus der Anwendung (z. B. Mietvertragsverwaltung, Bestandsverwaltung)
• Zentraler Zugriff über den Menüpunkt Dokumentencenter auf alle generierten Dokumente (bei entsprechender Nutzerberechtigung)

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Wiedervorlagen

Das Modul Wiedervorlagen unterstützt beim Planen und Durchführen von Ereignissen oder Prozessen.

• Anzeige der eigenen Wiedervorlagen
• Für jede Wiedervorlage sind einzelne Aktivitäten anlegbar
• Erinnerungsfunktion per E-Mail möglich
• Verantwortlichkeit auf andere Personen übertragbar
• Statusmeldungen, Ausführungsdatum, Erledigungstermin je Einzelaktivität
• Einblick in Wiedervorlagen anderer Personen für Vorgesetzte oder Vertretungen

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Auswertungen

Im Auswertungsmodul stehen standardmäßig über 200 Berichte aus allen wohnungswirtschaftlichen Bereichen zur Verfügung. Stammdaten und Bewegungsdaten können je nach Berichtsart auch stichtagsbezogen oder periodenbezogen aufbereitet werden.

• Alle Berichte können mit einem Mausklick nach Microsoft Excel, Word oder in das PDF-Format zur weiteren Bearbeitung exportiert werden

Fremdverwaltung (Miethausverwaltung)

Im Modul Fremdverwaltung werden die Verwalterverträge geführt, welche die Verwaltung von fremden Wirtschaftseinheiten (Miethausverwaltung) regeln. Verwalterverträge können nach den unterschiedlichsten Abrechnungsmodalitäten abgebildet werden.

• Verwaltung und Abrechnung von Verwalterverträgen, die Parameter für die Berechnung sind einstellbar (Leistungsprovision, Berechnung auf Einheiten oder Umsatz, in Prozent oder als Festbetrag usw.)
• Einnahmen-Überschuss-Rechnung für die Wirtschaftseinheiten in der Fremdverwaltung

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Umfassendes Rechte- und Rollensystem

Ein fein justierbares Rechte- und Rollensystem ermöglicht es Mitarbeitern, aber auch Dienstleistern und Partnern genau die Informationen zugänglich zu machen, die für die Zusammenarbeit benötigt werden. Nicht relevante Funktionen werden einfach ausgeblendet.

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Fachwissen

Bereits im Grundmodul steht das gebündelte Branchen-Know-how in der Software integriert zur Verfügung. Das bedeutet, dass auf redaktionelle Inhalte wie Fachbeiträge, Gerichtsentscheide, Arbeitshilfen sowie auf Formulare und Mustervorlagen zugegriffen werden kann.

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Zugriff auf das Beste aus den Haufe Fachwissensdatenbanken:

• Praxiswissen zur Miet-, WEG- und Sondereigentumsverwaltung, zum Genossenschaftsrecht, zum Rechnungswesen wohnungswirtschaftlicher Unternehmen, Personalwesen, Steuern u. v. m.
• Fachwissen für jeden Arbeitsvorgang bei der Bewirtschaftung des Wohnungsbestands, z. B. Betriebskostenabrechnung richtig durchführen, Verträge richtig gestalten, Jahresabrechnung und Wirtschaftsplan der WEG durchführen
• Rechtsprechungsdatenbank mit aktuellen Urteilen und deren Kommentierung für die Praxis
• GdW-Fachbücher: Erläuterungen zur Rechnungslegung der Wohnungsunternehmen und Kommentar zum Kontenrahmen der Wohnungswirtschaft
• Gesetzesdatenbank

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Rechtssichere Arbeitshilfen und Formulare:

· Arbeitshilfen, Checklisten, rechtssichere Musterschreiben und Verträge · Exklusiv: alle relevanten Musterverträge und Formulare des GdW

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Stand: März 2024