Wohnstätte Stade eG

alle aufgaben vernetzt in der cloud

Mit Haufe axera hat die Wohnstätte Stade eG 2023 ihre Kernprozesse in die Cloud gebracht. Das Wechselprojekt gelang als echte Teamleistung zwischen der Genossenschaft und Haufe Real Estate – mit erfolgreichem Onboarding aller Mitarbeiter:innen und der Migration vertrauter Partnerlösungen auf das neue ERP-System.

Angenehmes, leichtes Arbeiten
Starke Auswertungen
Weiternutzung vertrauter Partnerlösungen

Branche

Wohnungswirtschaft, Bau- und Wohnungsgenossenschaften

Sitz

Stade, Niedersachen, Deutschland

Mitarbeiter:innen

Vorherige Software

Haufe wowinex

Haufe Produkte im Einsatz

Haufe axera

Website

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KURZPORTRÄT

Wohnstätte Stade eG

Wohnen soll finanzierbar bleiben – so lautet die Grundphilosophie der Wohnstätte Stade eG. 36 Mitarbeiter:innen in Voll- oder Teilzeit (30 Vollzeitäquivalente) kümmern sich um die knapp 4.000 Mitglieder und 2.600 Wohnungen und meistern dabei den Spagat zwischen persönlicher und digitaler Betreuung. Services wie Notdienst und der Verleih von E-Fahrzeugen, aber auch kleine persönliche Hilfen machen das Wohnen angenehmer.

„Uns ist wichtig, dass wir noch mehr als in der Vergangenheit die Wünsche und Anliegen unserer Mitglieder in den Fokus unseres Handelns legen“, betont Vorstand Dr. Christian Pape. „Denn gerade in dieser durch Krisen geprägten Zeit wollen wir ein stabiler und verlässlicher Partner sein. Dafür brauchen wir Anwendungen, die es uns ermöglichen, uns auf das Wesentliche zu konzentrieren und die Inanspruchnahme durch administrative Prozesse zu begrenzen.“

Ausgangslage und Herausforderung

Am Wendepunkt zur umfassenden Cloud-Strategie

Bei der Wohnstätte Stade eG lag 2020 ein ERP-Wechsel in der Luft. Nicht nur die Anforderungen an das Reporting hatten sich verändert. „Wir mussten unsere in die Jahre gekommene Serverlandschaft anpassen“, erzählt Prokuristin Angelique Paul-Teipel. „So haben wir uns Gedanken gemacht:
Wo geht die Reise hin?“

Ein Cloud-System schien passend, war der digitale Weg doch längst eingeschlagen: Dokumente lagen digital vor, Hausmeister verwalteten Wohnungsabnahmen, Techniker ihre Aufträge webbasiert. Die entsprechenden Lösungen wollte man auf das neue ERP-System migrieren, zog zudem ein neues Dokumentenmanagementsystem in Betracht. Neben Konnektivität und Datensicherheit war der Wohnstätte wichtig, dass auch die neue Lösung verlässlich weiterentwickelt wird, um die rechtlichen Anforderungen zu erfüllen. „Dezemberhilfe, Grundsteuerreform – man kam auch damals kaum hinterher“, betont Paul-Teipel.

„Für uns ist eine Cloud-Anwendung interessant, weil man mit jedem Gerät darauf zugreifen kann und die Daten nicht mehr im eigenen Haus hat. Dass sich am Ende immer mehr in die Cloud verlagert, davon gehen wir aus.“

Angelique Paul-Teipel

Prokuristin Wohnstätte Stade eG

Lösungen

Der ERP-Wechsel als echte Teamleistung

Zufrieden mit ihrem ERP-Partner Haufe, präferierte die Wohnstätte eine Fortsetzung der Zusammenarbeit und ließ sich nach der Marktsondierung auch Haufe axera vorstellen. Das Konzept der Schnittstellenerweiterungen passte perfekt zu den Bedürfnissen. Buchhaltung, Mietenbuchhaltung und Forderungsmanagement wurden einer gründlichen Prüfung unterzogen.
„Die Kollegen sollen gute Mietverträge schreiben oder sich Listen ziehen können“, erläutert Paul-Teipel.
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Den Wechsel bereitete man zusammen mit Haufe Real Estate vor.
Die Belegschaft wurde schon vor der Vertragsunterschrift mitgenommen. Man veranstaltete gemeinsame Produktvorführungen und Diskussionsrunden. Später konnte jede:r das Testsystem nutzen. „Es gab immer Herausforderungen, aber die Kollegen nahmen sich der Themen eigenständig an. Das zeigte: Das Team steht dahinter.“ Trotzdem stieg die Spannung vor dem Live-Gang. „Haufe ging auf unseren Wunsch ein, die Abteilungsteams mit Echtdaten zu schulen“, erinnert sich Paul-Teipel. „Ein Wagnis, aber es lief gut.“

„Von Beginn an war uns wichtig, dass alle, die mit der neuen Lösung arbeiten werden, das auch wollen. Um die Kollegen mitzunehmen und niemanden zu überfordern, haben wir die Informationen gezielt dosiert.“

Haufe axera

Die mobile Cloud ERP-Software

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Ergebnis

Entspannter arbeiten

Haufe axera zeigt schon durch die moderne Nutzerführung Effekte. „Das Arbeiten ist einfach schön, übersichtlich und entspannt“, urteilt Paul-Teipel mit Verweis auf die Tab-Navigation. Als weiteres Beispiel nennt sie die Suche, die die Mitarbeitenden sofort zu ihrer Aufgabe führt. „Sie geben den Namen ein und können entscheiden, ob Sie etwas mit dem Nutzungsverhältnis, Mitglied, der Person machen oder ein Dokument einsehen wollen. Wie schnell das geht, ist schon beeindruckend.“

Doch auch Prozesse haben sich verbessert. So erfüllen die
Auswertungen die Anforderungen der Wohnstätte noch umfassender. Die Kundenbetreuung arbeitet komfortabel mit digitalen Mieterakten. Bei der Buchung werden auch Einzelüberweisungen automatisiert zugeordnet, beim mobilen Arbeiten fällt der Anmeldeprozess im VPN-Tunnel weg. Prokuristin Paul-Teipel spart sich die Aufwände der monatlichen Updates – und sieht weiteres Potenzial. „Wenn die offenen Punkte bearbeitet sind, können wir noch mehr Honig saugen.“

„Die Auswertungen funktionieren schnell und intuitiv. Hier haben wir einen richtigen Sprung nach vorne gemacht.“

Angelique Paul-Teipel

Verantwortet die Bereiche Finanzen und Services bei der Wohnstätte Stade eG

Ausblick

Alle Daten an einem Ort

Auf die Unterstützung von Haufe Real Estate zählt die Wohnstätte Stade auch bei den nächsten Schritten: dem ersten Jahresabschluss in Haufe axera, gefolgt von den Betriebskostenrechnungen und der Dividendenausschüttung an die Mitglieder.

Das neue Cloud-ERP sieht man als das System, in dem alle Daten zusammenfließen und auswertbar werden. Jetzt schon sind die Partnerlösungen BTS, Immosolve, d.velop und casavi angebunden. „Dass wir die Schnittstellen mitnehmen konnten, die wir schon hatten, war ein Vorteil, sonst hätten wir komplett umsatteln müssen. So erkennen die Kollegen ihre Masken wieder und wissen, wo sie was finden“, resümiert Paul-Teipel. Sie weiß zu schätzen, wie viel Detailarbeit das Haufe Consulting bei der Migration geleistet hat: „Dahinter steckt viel Organisation. Viele Partner müssen verzahnt ineinandergreifen.“ Entsprechend zufrieden blickt sie auf die bisherige Zusammenarbeit zurück.

„Haufe ist gemeinsam mit uns einen Weg gegangen. Der offene Umgang und wie wir eingebunden wurden, hat uns sehr gefallen. Der ERP-Wechsel war eine echte Teamleistung.“

Angelique Paul-Teipel

Prokuristin Wohnstätte Stade eG