Immoeffizienz GmbH

Junges Verwalterteam
auf dem Weg zu
Prozess-exzellenz

Digitale Abläufe sind bei der Immoeffizienz GmbH Voraussetzung für besten Kundenservice. Die Arbeits- und Schaltzentrale dafür ist Haufe axera. Ob bei Buchhaltung oder der Belegprüfung – das Team ist begeistert vom hohen Tempo und den Möglichkeiten des Tools.

Hochautomatisierte Buchhaltung
Objektverwaltung mit perfekter Übersicht
Top Kundenservices

Branche

Immobilienwirtschaft, Immobilienverwaltung

Sitz

Kassel, Hessen, Deutschland

Mitarbeiter:innen

Vorherige Software

Immobilienverwaltersoftware eines anderen Anbieters

Haufe Produkte im Einsatz

Haufe axera

Website

Webseite besuchen

KURZPORTRÄT

Immoeffizienz GmbH

Die Immoeffizienz GmbH aus Kassel wurde 2018 von Dipl. Ing. Dirk Fetzer und Jochen Fetzer aus einer privaten Eigenbestandsverwaltung heraus gegründet. Das rasch gewachsene Unternehmen mit einem inzwischen zwölfköpfigen Stammteam bietet WEG- und Mietverwaltung mit hoher technischer Expertise an und arbeitet in allen Bereichen digital. Die Kunden profitieren von Services wie der geführten Online-Belegprüfung oder digitalen Konteneinsicht.
Das Unternehmen ist dem Verband der Immobilienverwalter Hessen angeschlossen. Die Mitarbeitenden bilden sich regelmäßig beim VDIV fort.

Herausforderung

Effizienter arbeiten, um das Wachstum zu stützen

Als die Immoeffizienz GmbH an den Start ging, passte die 2016 angeschaffte Cloud-Softwarelösung noch. Doch es kamen immer mehr und auch größere Immobilien in die Verwaltung. Kleine Stopper hemmten die Abläufe. So musste die Sollstellung für Miet-, WEG- und Sondereigentumsverwaltung jeweils manuell angestoßen werden.

Eine leistungsstärkere webbasierte Lösung sollte die Effizienz und Qualität der kaufmännischen Verwaltung auf ein neues Level heben. Mietenbuchhaltung oder Kontenklärung sollten auch bei Objekten mit mehr als 15 Einheiten schnell erledigt sein. Auf der Anforderungsliste standen unter anderem: automatische Sollstellung, Flexibilität, übersichtliche Hausgeldabrechnung, Offene-Posten-Verwaltung und ein Partner mit starker Marktstellung.

„Wir wollten eine in Deutschland gehostete Weblösung. Denn auch Sicherheit kostet Zeit und Geld.“

Jochen Fetzer

Geschäftsführer Immoeffizienz GmbH

Lösung

Eine Cloudlösung mit hochautomatisierter Buchhaltung

„Die Automatisierung in der Buchhaltung war ein entscheidender Punkt, warum wir zu Haufe axera gewechselt sind“, erklärt Tom Stach die Entscheidung für Haufe axera. Das System gefiel gut und erfüllte die Anforderungen am besten. Auch der Partner passte zu den Ansprüchen. „Haufe hat die Erfahrung im Bereich Hausverwaltungssoftware, wir sehen eine langfristige Produktperspektive.“

Consultants von Haufe Real Estate begleiteten das Einführungsprojekt und schulten das Team. Die Mitarbeitenden legten alle Objekte nach dem vorgegebenen Workflow in Haufe axera an. 2019 ging die Lösung mit der Erweiterung SEV an den Start. Ruckelte es, half der Support. Tom Stach erinnert sich: „Ende 2020 war alles perfekt eingestellt. Mit axera voll lauffähig zu sein, war ein gutes Gefühl.“

„Unkomplizierte Kommunikation, schnelle Antworten, hochmotivierte Mitarbeiter: dem Support und Consulting von Haufe geben wir 10 von 10 Punkten.“

Haufe axera

Die Software für professionelle Verwalter

Zum Produkt

Ergebnis

Reibungslose Prozesse für beste Kundenservices

„Besonders mit der automatischen Verbuchung und der Hausgeldabrechnung, die in einem Rutsch erledigt sind, lässt sich wunderbar arbeiten“, freut sich Tom Stach. Nahezu fehlerfrei importiere axera die Kontoauszüge. Die hocheffiziente Bearbeitung der Debitorenbuchhaltung läuft über virtuelle IBANs, die auch an Kreditoren und Kostenkonten vergeben werden können. „Sobald auf der Rechnung eines Hausmeisters ‚SEPA‘ steht, entfällt die manuelle Einbuchung. Für uns ein entscheidender Vorteil.“

Neben dem Tempo hat sich die Transparenz erhöht. Digitale Verträge bündeln alle Informationen, von der Zahlungsart bis zur Korrespondenz. „Gegenüber Kunden sind wir sofort auskunftsbereit“, sagt Stach. Mahnwesen und Offene-Posten-Liste seien übersichtlich, Hausgeldabrechnung und Wirtschaftsplan flexibel konfigurierbar. „Jede Besonderheit, jeder Beschluss lässt sich abbilden.“ Selbst die Nutzungsvertragsnummern schaffen einen Mehrwert:
Auf dem Datenmodell basiert das skalierbare Ordnungssystem der Hausverwaltung.

„Haufe axera hat uns vorangebracht. Die hohe Automatisierung, die flexiblen Einstellungsmöglichkeiten und die verbesserte Transparenz zahlen sich aus: Unsere Kunden bescheinigen uns schnelle Antwortzeiten und gute Arbeit in der Buchhaltung und Rechnungspflege.“

Tom Stach

Leiter Buchhaltung Immoeffizienz GmbH

Ausblick

Das passende Tool für junge Mitarbeitende

Die Immoeffizienz GmbH berät inzwischen andere Hausverwaltungen zu Organisation und Digitalisierung. „Nur die Software zu wechseln, bringt einen nicht vorwärts, man muss die Prozesse und die Software aufeinander abstimmen“, weiß Jochen Fetzer. Daher sollten axera-Anwender zum Beispiel mit einer Bank zusammenarbeiten, die das Modell virtuelle IBANs unterstützt.

Seine Hausverwaltung zeigt, wie zukunftsfähige Kundenservices funktionieren. Bei der Online-Belegprüfung gehen die Mitarbeitenden mit den Beiräten die Belege durch, direkt in Haufe axera. Das ist übersichtlich und kommt bei den Kunden gut an. Die Werkstudenten übernehmen diesen Job besonders gerne. „Sie sind ganz heiß darauf, mit Haufe axera zu arbeiten“, erklärt Jochen Fetzer. Fachkräftemangel? Für diese moderne Hausverwaltung kein Problem!

„Ohne Haufe axera hätten wir vielleicht nicht die Mitarbeiter, die wir heute haben. Gerade unseren Werkstudenten macht das Arbeiten mit dem Tool richtig Spaß.“

Jochen Fetzer

Geschäftsführer Immoeffizienz GmbH