Gemeinnützige Wohnungsbaugenossenschaft Wixhausen e.G.

Vereinfachte Abläufe
und ein belastbares Zahlenwerk

Was auch in der GWW zu tun ist, es wird vorrangig mit Haufe wowinex erledigt. Und das schneller und einfacher als zuvor. Neue und herausfordernde Aufgaben meistert das kleine Team verlässlich mit dem Rückhalt aus dem Haufe wowinex Consulting und Support.

Effizientes Arbeiten
Zuverlässige Informationen und Zahlen
Persönliche Betreuung

Branche

Wohnungswirtschaft, Wohnungsbaugenossenschaft

Sitz

Darmstadt, Hessen, Deutschland

Mitarbeiter:innen

Vorherige Software

Haufe InHouse

Haufe Produkte im Einsatz

Haufe wowinex

Website

Webseite besuchen

KURZPORTRÄT

Gemeinnützige Wohnungsbaugenossenschaft Wixhausen e.G.

Die GWW mit Sitz in Darmstadt-Wixhausen wurde 1948 gegründet und bewirtschaftet 177 Wohnungen in 17 Häusern. Sie betreut 226 Mitglieder und beschäftigt neben drei Vorständen sechs Mitarbeiter:innen, davon zwei in Vollzeit. Man kennt die Mitglieder persönlich und legt Wert auf einen engen Kontakt und die Zusammenarbeit mit ortsansässigen Handwerksbetrieben. Jüngst sanierte die GWW 42 Wohnungen im laufenden Betrieb.

Herausforderung

Als kleines Team alle Aufgaben meistern

Karin Keller wirkt entspannt: Das Sanierungsprojekt ist fast abgeschlossen. Zu tun gibt es dennoch genug bei der GWW, aktuell steht eine Mieterhöhung an. Seit 30 Jahren kümmert sich die Bilanzbuchhalterin darum, dass die Zahlen der Genossenschaft stimmen, seit 1.1.2023 steht sie auch als Vorstand in der Verantwortung.

Was macht die GWW erfolgreich, auch in Zukunft? „Wenn es unseren Mietern, Mitgliedern und Mitarbeitern gut geht, geht es uns auch gut“, sagt Karin Keller. „Wir haben ein super Team, das ist unser größtes Kapital.“ Da viele in Teilzeit sind, sollen die Mitarbeiter:innen effizient arbeiten können – mit neuer Technik und reibungsloser ERP-Unterstützung. Daher setzt die GWW seit 2018 auf Haufe wowinex.

„Meine Herzensangelegenheit ist, dass wir
weiterhin gesund dastehen und unseren Dienstleistungsstandard halten.“

Karin Keller

Vorstand Gemeinnützige Wohnungsbaugenossenschaft Wixhausen e.G., Geschäftsbereich Finanzen, Personal, Buchhaltung, Versicherung

Lösungen

Eine ERP-Lösung für alle Aufgaben

„Die Möglichkeiten haben uns begeistert“, erzählt Karin Keller. „Wir haben in Haufe wowinex alles abgedeckt, was wir brauchen.“ Ob Mietverträge aufgesetzt, Mahnungen geschrieben, Darlehen verwaltet, die Mieterhöhungsschreiben verschickt oder Dividenden ausgezahlt werden müssen – das Ineinandergreifen von Daten und Prozessen schätzt sie besonders: „Alles kommt aus dem Programm.“

Im Bereich Instandhaltung werden mit Haufe wowinex Aufträge erstellt und Rechnungen geprüft. „Das funktioniert super“, sagt Tanja Gruner, Technische Leiterin. „Ein paar Eingaben, und der Handwerker weiß, was er zu tun hat.“ Damit alle Informationen auf Knopfdruck abrufbar sind, werden nun auch die Ausstattungsmerkmale der Wohnungen im ERP-System hinterlegt.

Haufe wowinex

Das bewährte On-Premise ERP-System für die Wohnungswirtschaft

Zum Produkt

Ergebnis

Automatische Abläufe und ein verlässliches Zahlenwerk

„Mit Haufe wowinex gehen viele Prozesse einfacher und schneller. Es ist für uns alle ein angenehmes Arbeiten“, stellt Karin Keller fest. Dazu trägt etwa die automatische Sollstellung beim monatlichen Mieteneinzug bei, der früher viele Stunden kostete. „Ich prüfe Abweichungen zum Vormonat und wenn alles stimmt, benötige ich maximal 30 Minuten.“

Wasserdichte Auswertungen aus dem ERP-System sind für die Vorstandsarbeit unerlässlich. „Um für den Wirtschaftsprüfer die Vorschau bis Ende des Wirtschaftsjahres vorlegen zu können, erstelle ich eine Gewinn- Verlustrechnung über Haufe wowinex und baue darauf den Forecast auf“, berichtet Karin Keller. Auch die Darlehensbuchhaltung in Haufe wowinex bietet ihr diverse Auswertungen: „Ich habe immer einen Überblick, wann welche Darlehen auslaufen, wann die Zinsfestschreibungen enden bzw. wie hoch die monatlichen Abbuchungen unserer Darlehensgeber sind. Dadurch habe ich auch eine bessere Übersicht bei der Liquiditätsplanung.“

„Ohne Haufe wowinex bräuchten wir mit Sicherheit mehr Personal, weil so vieles automatisch geht. Es ist eine Erleichterung ohne Ende.“

Karin Keller

Vorstandsmitglied und Bilanzbuchhalterin, Gem. Wohnungsbaugenossenschaft Wixhausen e.G.

Fazit und Empfehlung

Mit guter Beratung neues Terrain erobern

Eine neue Mitarbeiterin stieß 2023 zum Team und war schon bald gut in das Programm eingearbeitet, dank Schulungen, Kollegen-Coaching und Training in der Schul-Datenbank. „Hier kann jeder gefahrlos Dinge ausprobieren, bis sie funktionieren“, erläutert Karin Keller. „Das ist unglaublich praktisch.“

Wovon sie überzeugt ist: „Eine Software steht und fällt mit dem Support.“ Der Haufe Support sei oft ein Rettungsanker. Besonders wertvoll sind die Consulting-Tage, die die GWW regelmäßig bucht. Das Team erkundet mit dem Berater neue Möglichkeiten in Haufe wowinex oder bearbeitet besondere Themen, wie 2021 die Zensusmeldungen oder aktuell die Anlagenbilanzierung nach der Sanierung. „Es beruhigt, wenn jemand neben einem sitzt, der sich gut auskennt.“

Gerade diese persönliche Betreuung zählt viel für Vorstand und Team: „Die Haufe Berater sind sehr engagiert. Nie bleibt eine Frage offen.“

„Ich schätze die Unkompliziertheit bei Haufe. Wenn man ein Thema hat, dann gibt es eine Lösung.“

Karin Keller

Seit 30 Jahren bei der Gem. Wohnungsbaugenossenschaft Wixhausen e.G. tätig