Mit schlanken Prozessen auf Wachstumskurs
Von Buchhaltung bis Zahlungsverkehr: Mit Haufe PowerHaus hat Petra Mohns viele Abläufe in ihrer Immobilienverwaltung optimiert. Das ist nicht nur gut für den Wachstumskurs. Auch in die digitale Strategie passt sich die vernetzungs-fähige ERP-Plattform gut ein.
- Datenschutzaufgaben im Griff
- Optimierte Prozesse
- Enorme Zeitersparnis
Immobilienwirtschaft, Immobilienverwaltung
Bad Kreuznach, Rheinland-Pfalz, Deutschland
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Haufe PowerHaus
Die GWS GmbH
Die GWS Grundstücks- und Wohnungswirtschafts-Service GmbH verwaltet Miet- und Wohnungseigentumsobjekte in Bad Kreuznach und Region und bietet einen Abrechnungsservice an.
Geschäftsführerin Petra Mohns und Geschäftsführer Eckard Hoseus betreuen mit ihrem Team 477 Objekte mit rund 8.500 Einheiten. Außerdem erstellt die Verwaltung jährlich 3.000 Fremdabrechnungen.
Das optimale ERP-System für
die digitale Strategie
Seit 2012 verfolgt Petra Mohns die Digitalisierung ihres Unternehmens GWS GmbH. Zum Start ins papierlose Büro wird die Aktenflut auf ein Minimum reduziert. 2015 der nächste Schritt: Die Kernprozesse Miet-, WEG-, Sondereigentums- und Gewerbeverwaltung sowie der Abrechnungsservice werden mit der immobilienwirtschaftlichen ERP-Lösung Haufe PowerHaus optimiert.
Mit der DSGVO kommt das Datenschutz-Modul, um die Mitarbeiter:innen bei Datenschutzaufgaben zu entlasten. Es folgt die Vernetzung mit dem Kundenportal casavi, dann digitalisiert man mit der Anbindung von EverReal manuelle Prozesse in der Vermietung.
Arbeiten mit 30 bis 40 Prozent Zeitersparnis
Mit Haufe PowerHaus sind viele händische Eingaben und Korrekturen am Rechner überflüssig geworden. Beispiele sind der integrierte Zahlungsverkehr und die automatische Sollstellung.
„Die Mitarbeiter müssen morgens genau einen Schritt unternehmen, um alle Kontobewegungen ins System zu bekommen“, erklärt Petra Mohns. Sie schätzt die Zeitersparnis bei aufwändigen Routinen auf 30 bis 40 Prozent. Diese Effizienz erlaubt, dass die GWS stetig wächst, auf heute 8.500 Verwaltungseinheiten. „Dank Haufe PowerHaus können wir einen viel größeren Bestand mit viel weniger Personal abbilden“, so die Geschäftsführerin.
Vergleichbar große Verwalter, die papierlastig arbeiten, würden bis zu doppelt
so viel Personal beschäftigen.
„Den Zuwachs zwischen 2015 und 2019 um 2.500 Einheiten in der Hausverwaltung haben wir mit nur 2,5 zusätzlichen Vollzeitstellen bewältigt.”
Petra Mohns
Sachverständige für Hausverwaltung und Geschäftsführerin der GWS GmbH
Ein Abrechnungsservice, wie ihn Kund:innen lieben
Die schlanken Prozesse wirken sich auf die Qualität der Kundenbetreuung aus. Mieter:innen und Eigentümer:innen spüren sie an den Abrechnungen über Hausgeld, Mieteinnahmen oder Betriebskosten, die zügig ab Anfang Januar erstellt werden.
„Unsere Abrechnungen gelten als schlank aufgebaut und leicht erfassbar. Dadurch sinken unser Aufwand bei der Rechnungsprüfung und die Rückfragenquote.“
Bedeuteten die Betriebskostenabrechnungen vor 2015 vor allem händische Zuordnung, tauscht die GWS heute über die Schnittstelle „Serviceorientierte Heizkostenabrechnung“ papiersparend Daten mit ihren Messdienstleistern.
„Eigentümer mit Mieteinnahmen loben uns dafür, dass wir die Einnahmen-Überschussrechnung so früh bereitstellen.“
Petra Mohns
Sachverständige für Hausverwaltung und Geschäftsführerin der GWS GmbH
Neue Kundenservices und deutlich nachhaltiger
Zwischen dem Kundenportal casavi und Haufe PowerHaus werden via Schnittstelle Objekt- und Kundendaten automatisch synchronisiert. Vier von fünf Eigentümer:innen und Mieter:innen rufen bereits über das Kundenportal Dokumente wie Abrechnungen ab oder vereinbaren Termine mit Handwerkern.
Die GWS erhält exzellente Bewertungen für ihre Leistungen. „Durch den kombinierten Einsatz von Haufe PowerHaus und casavi können wir den Kunden mehr Services bieten. Die Lösungen ergänzen sich optimal“, erklärt Mohns und verweist auf die Prozess- und Kostenvorteile. „Wir haben schon fast 300.000 Seiten Papier weniger ausgedruckt. Das ist echter Umweltschutz.“
„Es gibt wenig Anbieter, die sich für den Datentausch mit anderen Plattformen so öffnen wie Haufe.“
Petra Mohns
Sachverständige für Hausverwaltung und Geschäftsführerin der GWS GmbH
Der Mehrwert für die GWS GmbH
Optimierte Prozesse
Automatische Abläufe bei Sollstellung und Zahlungsverkehr
Hohe Kundenzufriedenheit
Perfekte Hausgeld-, Miet- und Betriebskostenabrechnungen
Datenschutzaufgaben im Griff
Umfassend unterstützt durch das Datenschutz-Modul
Freiraum für Wachstumskurs
Mehr Objekte ressourcenschonend verwalten
Anbindung moderner Services
Kundenportal casavi stößt auf große Resonanz bei Kund:innen
Haufe Lösungen im Einsatz
PowerHaus
Die On-Premises ERP-Software für professionelle Verwalter