Sanfte landung in der cloud, sicher überführt in die Zukunft
Eine lang genutzte ERP-Lösung aufgeben – kein einfacher Schritt für das Team der Baugenossenschaft für Eisenbahner Würzburg eG. Doch die Begleitung durch Spezialist:innen von Haufe hat den Neustart erleichtert. Heute sind alle glücklich mit der zeitsparenden und übersichtlichen Datenzentrale.
- Verbesserte Zusammenarbeit
- Überall mobil arbeiten
- Schnellere und vereinfachte Abläufe
Wohnungswirtschaft, Bau- und Wohnungsgenossenschaften
Würzburg, Bayern, Deutschland
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Haufe InHouse
Haufe axera
Baugenossenschaft für Eisenbahner Würzburg eG
Die 1908 gegründete Baugenossenschaft für Eisenbahner Würzburg eG sorgt für eine gute, sichere und sozial verantwortbare Vermietung ihrer 636 Wohnungen. Die Bedürfnisse und Wünsche der rund 900 Mitglieder stehen im Mittelpunkt einer persönlichen Betreuung, die auch kleinere Hilfen im Alltag umschließt. Die BEW beschäftigt insgesamt 10 Mitarbeitende in Verwaltung, Technik und Regiebetrieb.
Eine vertraute Arbeitsbasis muss in Rente
Manchmal ist die Zeit für eine Modernisierung einfach reif. „Wir waren 20 Jahre sehr zufrieden mit Haufe InHouse“, erzählt Mario Postler, Vorstand der Baugenossenschaft für Eisenbahner Würzburg eG. „Doch uns fehlten die Möglichkeiten, die neue ERP-Systeme heute bieten.“
Postler favorisierte eine webbasierte Lösung, die von IT-Wartung und Datensicherungen entlastet und das mobile Arbeiten ermöglicht. „Unser Wunsch war eine erweiterungsfähige Software, die uns in fast allen Bereichen unterstützt“, erklärt er, „um auch in Zukunft Verwaltung und Kosten für die Mieterschaft schlank zu halten.“
„Der Systemwechsel war für das Team eine Herausforderung. Daher war der Support des Dienstleisters ein wichtiger Punkt für unsere Entscheidungsfindung.“
Mario Postler
Geschäftsführender Vorstand Baugenossenschaft für Eisenbahner Würzburg eG
Sicherer Neustart mit bestem Onboarding
Das Rennen machte Haufe axera. „Überzeugen konnte uns letztlich der Support“, erklärt Postler. Schon in der Auswahlphase bekam die BEW Hilfen an die Hand. „Wir konnten in einem schnell bereitgestellten Testsystem das Programm mit unseren Daten ausprobieren.“ Auch die spätere Datenübernahme habe sehr gut funktioniert.
Genau richtig gewesen sei der Mix aus Schulungen und bedarfsgerechten Einzel- und Gruppencoachings zum Produktivstart. „Der Support und die Consultants von Haufe sind fachlich sehr kompetent und haben die Mitarbeiter mitgenommen“, erinnert sich Postler.
„Wir hatten eine entspannte Umstellung und haben uns immer gut aufgehoben gefühlt.“
Daten in Echtzeit in der digitalen Mieterakte
Postler lobt die Performance und Nutzerfreundlichkeit von Axera. „Ich kann sofort Leerstände überprüfen oder erstelle schnelle Auswertungen, um die Entscheidungsgremien mit Informationen zu versorgen.“
Wie bereits beim automatischen Kontenimport, erwartet er bei Buchführung und Abschlüssen „eine immense Zeitersparnis und Vereinfachung“.
Die Mitarbeiter hätten axera sehr gut angenommen. „Sie spüren Vorteile wie das Homeoffice, das sie problemlos nutzen können.“ Bei Wohnungsbegehungen rufen sie Daten per Tablet ab. Dokumente und Schriftverkehr zum Mitglied finden sie sofort in der digitalen Mieterakte.
„In der Zusammenarbeit entstehen Synergieeffekte, weil in axera alles hinterlegt ist und alle schnell auf dem gleichen Sachstand sind.“
Mario Postler
Geschäftsführender Vorstand Baugenossenschaft für Eisenbahner Würzburg eG
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Immer mehr Aufgaben vernetzen
„Die Verwaltungsarbeit wird immer zeitaufwändiger, die Mitarbeiter sind mit immer neuen Herausforderungen konfrontiert, man denke an die CO2-Bepreisung“, konstatiert Postler. In axera sieht er eine „offene, multifunktionale Plattform“, die diese Komplexität bündeln und doppelte Datenhaltung überflüssig machen kann. Das wachsende Angebot an Partnerlösungen für axera hat er im Blick, ein Dokumentenmanagementsystem wird bereits geprüft.
„Wir freuen uns, dass wir uns für Haufe axera entschieden haben“, lautet sein Resümee. „Wir haben die Vorzüge früh erkannt, und unsere Erwartungen wurden nicht enttäuscht."
„Für uns ist wichtig, dass wir die Mieterbetreuung und die Verwaltung digital weiterentwickeln, und dabei unterstützt uns Haufe axera.“
Mario Postler
Geschäftsführender Vorstand Baugenossenschaft für Eisenbahner Würzburg eG
Der Mehrwert für die Baugenossenschaft für Eisenbahner Würzburg eG
Sorgfältiges Onboarding
Die Anwender:innen wurden umfangreich geschult – auch mit 1:1-Coaching.
Unterstützte Datenmigration
Dank professioneller Überspielung war wenig Nacharbeit nötig.
Digitale Akten
In der Mieterakte sind alle Mitglieder-Dokumente hinterlegt.
Mobil arbeiten
Im Homeoffice und vor Ort stehen Daten in Echtzeit zur Verfügung.
Sicherer ERP-Betrieb in der Cloud
Softwarepflege und Datensicherungen sind ausgelagert.
Module und Partnerlösungen
Die BEW kann weitere Prozesse über axera bündeln.
Haufe Lösungen im Einsatz
Haufe axera
Das Cloud-ERP-System für die Wohnungswirtschaft und Immobilienwirtschaft