DOMUS Hausverwaltung GmbH

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Kunden zu gewinnen

Wie neue gesetzliche Bestimmungen Kosten- und Verwaltungsdruck erhöhen, weiß Rainer Hummelsheim von der DOMUS Hausverwaltung GmbH nur zu gut. Sein Gegenmittel: effiziente Arbeitsprozesse und digitale Unterstützung durch Haufe PowerHaus.

Effiziente Arbeitsprozesse
Schnellere Reaktion auf Anfragen per E-Mail
Zeitsparende Outlook-Anbindung

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Branche

Immobilienwirtschaft, Immobilienverwaltung

Sitz

Leipzig, Sachsen, Deutschland

Mitarbeiter:innen

Haufe Produkte im Einsatz

Haufe PowerHaus

Website

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KURZPORTRÄT

DOMUS Hausverwaltung GmbH

Die DOMUS Hausverwaltung GmbH verwaltet mit 18 Mitarbeitern rund 6.000 Einheiten, darunter Wohn- und Geschäftshäuser, Wohnungseigentumsanlagen und unbebaute Liegenschaften. Haufe PowerHaus ist seit 2016 im Einsatz.

Geschäftsführer Rainer Hummelsheim hat in Pilotprojekten seine eigenen Erfahrungen und Anregungen in die Entwicklung der Software eingebracht und so die Nutzerfreundlichkeit der Module verbessert. Auch wenn Rainer Hummelsheim in Zukunft noch mehr auf Hard- und Software setzen will, liegt die wichtigste Aufgabe für ihn weiterhin im persönlichen Kontakt zu seinen Kunden.

Herausforderung

Druckpunkte Kosten und
Verwaltungsaufwand lösen

“Für unsere Kunden sind wir persönlich und digital erreichbar sowie als privatwirtschaftliches Unternehmen unabhängig von Dritten“, so beschreibt Geschäftsführer Rainer Hummelsheim den derzeitigen Fokus seiner Hausverwaltung.

Doch neue gesetzliche Bestimmungen, ob DSGVO oder energetische und bautechnische Anforderungen, führen zu organisatorischem Mehraufwand und steigenden Kosten. Dabei müssen Rainer Hummelsheim und seine Mitarbeiter:innen stets zügig auf Änderungen im Mietrecht und Wohnungseigentumsgesetz reagieren.

„Wir stehen einem wachsenden Kosten- und Verwaltungsdruck gegenüber.“

Rainer Hummelsheim

Geschäftsführer Domus Hausverwaltung GmbH, Leipzig

Lösungen

Nachrichtenflut im Griff –
mit der Outlook-Anbindung

Dieser Herausforderung begegnet die DOMUS Hausverwaltung mit effizienten Arbeitsprozessen und digitaler Unterstützung durch die Immobilienverwaltungssoftware Haufe PowerHaus.

Das Unternehmen arbeitet seit 2016 mit Haufe PowerHaus, um Standard-aufgaben zu automatisieren und zeitintensive Tätigkeiten zu verkürzen, etwa durch automatisch eingelesene Kontoumsätze und einen automatisierten Zahlungsverkehr.

Für die Nachrichtenflut in der Kundenkommunikation ist die Outlook-Anbindung wichtig. Das Modul ordnet eingehende E-Mails automatisch der passenden Person aus dem Kundenstamm zu und enthält eine digitale Archivierungsfunktion.

Haufe PowerHaus

Die Software für professionelle Verwalter

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Ergebnis

Die Effekte: verbesserter Service,
Zeitersparnis, Kostensenkung

Die digitale Archivierung verkürzt den täglichen Arbeitsaufwand pro Mitarbeiter:in um etwa eine halbe Stunde und reduziert Archivflächen, da Ausdruck und manuelle Ablage der Nachrichten überflüssig sind.

Alle schriftlichen Vorgänge werden transparent. Bei vielen Nachrichten fehlen wichtige Angaben wie der Name oder der Wohnsitz – die Lösung übernimmt die Zuordnung. Dadurch können Rainer Hummelsheim und seine Mitarbeiter:innen schnell auf Kundenanfragen reagieren – der Kundenservice verbessert sich spürbar.

„Durch den Einsatz von Haufe PowerHaus haben wir signifikant schlankere Prozesse beim Zahlungsverkehr, dem E-Mailverkehr sowie der Archivierung. Und damit mehr Zeit für unsere Kunden.“

Rainer Hummelsheim

Geschäftsführer Domus Hausverwaltung GmbH, Leipzig

Kundenreferenz

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Ausblick und Vision

Die Kommunikation der Zukunft:
digitaler und doch persönlich

Rainer Hummelsheim möchte die Digitalisierung seiner Verwaltung vorantreiben. Der Mensch bleibt für ihn dabei unverzichtbar. Weil immer mehr Aufgaben digital und automatisiert ablaufen, sei es umso wichtiger, den persönlichen Kontakt zu seinen Kund:innen auszubauen.

Ein weiteres Projekt: Die Heizkostenabrechnung soll bei der Leipziger Hausverwaltung automatisiert erfolgen über den direkten Datenaustausch zwischen Haufe PowerHaus und dem Messdienstleister.

„Auch bei komplexen Fragen erhalte ich in durchschnittlich ein bis zwei Tagen einen Rückruf des Kundensupports, um mein Anliegen zu lösen.“

Rainer Hummelsheim

Geschäftsführer Domus Hausverwaltung GmbH, Leipzig

Auf einen Blick