Baugenossenschaft Hartmannshofen e.G.

Auf dem Weg in
die digitale Zukunft

Lange prägten dicke Papierakten und Kopiervorlagen die Arbeit in der Baugenossenschaft Hartmannshofen e.G. Lange waren Auswertungen eine aufwändige Angelegenheit. Mit der webbasierten ERP-Lösung Haufe axera zogen digitale Prozesse ins Unternehmen ein – und die Arbeitssituation veränderte sich schlagartig.

Weg frei zum digitalen Büro
Verbesserter Kundenservice
Einfaches Controlling

Branche

Wohnungswirtschaft, Bau- und Wohnungsgenossenschaften

Sitz

München, Bayern, Deutschland

Mitarbeiter:innen

Vorherige Software

Microsoft Excel

ERP-Systeme anderer Anbieter

Haufe Produkte im Einsatz

Haufe axera

Website

Webseite besuchen

KURZPORTRÄT

Baugenossenschaft Hartmannshofen e.G.

Die Baugenossenschaft Hartmannshofen e.G. besteht seit fast 100 Jahren und bietet in München 850 Wohnungen zu fairen Preisen an. Sie beschäftigt neben den vier Mitarbeiter:innen in der Verwaltung auch eigene Hausmeister, Handwerker sowie einen Techniker.

Herausforderung

Wegkommen von papierlastigen Abläufen,
Workarounds und Insellösungen

Digital arbeiten – davon war die Baugenossenschaft Hartmannshofen e.G. bis 2018 weit weg. Papierlastige Abläufe und Inselwissen bremsten selbst die einfachsten Prozesse aus. Nur zwei Kolleginnen arbeiteten auf einem ERP-System, die anderen nur mit Office-Programmen. So gestaltete sich der Informationsaustausch zwischen den Kolleg:innen aufwändig, etwa wenn Mieter:innen nach Zahlungsvorgängen fragten.

Eine weitere Herausforderung war das Controlling: Der Vorstand konnte sich nur sehr umständlich Zahlen beschaffen.

„Von axera erwarte ich mir eine Vereinfachung der Prozesse, eine Verbesserung der Servicequalität und dass wir alle näher am Mieter dran sind.“

Klaus Berghofer

Vorstand und Geschäftsführer Baugenossenschaft Hartmannshofen e.G.

Lösungen

Vernetzt arbeiten mit einer webbasierten Datenbasis

Die Baugenossenschaft Hartmannshofen e.G. entschied sich für die Einführung von Haufe axera. Die Lösung erfüllte viele Anforderungen der Genossenschaft, etwa für das Controlling oder den Zahlungsverkehr mit virtuellen Konten, doch ausschlaggebend für die Wahl war die webbasierte Technologie.

Nachdem die Mitarbeiter:innen Schulungen von Haufe erhalten hatten, ging das System zum 1. März 2018 live. Zunächst stellte man die Kernprozesse Mitgliederverwaltung, Finanz- und Mietenbuchhaltung auf Haufe axera um, mit dem Grundmodul und den Zusatzmodulen Rechnungswesen, Heizkostenabrechnung und Mitgliederverwaltung.

Haufe axera

Die Software für professionelle Verwalter

Zum Produkt

Ergebnis

Selbst informieren, besser kommunizieren

Die Mitarbeiter:innen in der Verwaltung erlebten mit axera erstmals, was es bedeutet, gemeinsam auf einer Plattform zu arbeiten. Sie haben ihre Wiedervorlagetermine, offene SEPA-Mandate und Mietrückstände immer im Blick. Statt Kolleg:innen wegen einer Information zu bemühen, bespricht man wichtigere Themen. Das mobile Arbeiten funktioniert. Und Vorstand Klaus Berghofer ist froh, dass er sich mit wenigen Klicks Einblick in die betriebliche Lage verschaffen kann.

„Wir können mit Haufe axera überall arbeiten, ein Internetanschluss genügt. Die IT liegt in der Cloud, und zwar auf Servern in deutschen, zertifizierten Rechenzentren – das war uns wichtig.

Klaus Berghofer

Vorstand und Geschäftsführer Baugenossenschaft Hartmannshofen e.G.

Ausblick und Vision

Das papierlose Büro fest im Blick

Vorstand Klaus Berghofer hat bei der Entscheidung vorausgedacht. Er sieht in Haufe axera eines der modernsten Produkte am Markt. Nun geht es Schritt für Schritt weiter: Das technische Auftragsmanagement wird die nächste riesige Veränderung sein.

Hausmeister und Handwerker werden damit vor Ort mobil arbeiten können. Alles, was Haufe axera an Automatisierung bietet, will die Genossenschaft ausschöpfen – und eines Tages ganz papierlos arbeiten.

„axera ist webbasiert – das ist die Zukunft.”

Klaus Berghofer

Vorstand und Geschäftsführer Baugenossenschaft Hartmannshofen e.G.