17/5/2018

Das ERP-System behält seine zentrale Rolle

Immobilien Zeitung, 17. Mai 2018 – Die digitale Transformation hat bereits zu einer neuen Anspruchshaltung bei Wohnungsmietern geführt und die vor der Tür stehende Datenschutzgrundverordnung gibt ihnen neue Mittel in die Hand, vom Vermieter zeitnah Auskunft über gespeicherte Daten zu verlangen. HaufeLexware Real Estate, ein Anbieter immobilienwirtschaftlicher Software, sieht die Lösung in einer Kombination bewährter Unternehmensplanungssoftware (sogenannter ERP-Systeme mit cloudbasierten Anwendungen.

Die digitale Transformation hat bereits zu einer neuen Anspruchshaltung bei Wohnungsmietern geführt und die vor der Tür stehende Datenschutzgrundverordnung gibt ihnen neue Mittel in die Hand, vom Vermieter zeitnah Auskunft über gespeicherte Daten zu verlangen. HaufeLexware Real Estate, ein Anbieter immobilienwirtschaftlicher Software, sieht die Lösung in einer Kombination bewährter Unternehmensplanungssoftware (sogenannter ERP-Systeme mit cloudbasierten Anwendungen.

Über Jahrzehnte konnte eine Wohnungsverwaltung selbst dann ganz gut funktionieren, wenn viele Daten nur in Papierform vorlagen oder auf verschiedene Computersysteme verteilt waren. Doch die Zeiten haben sich geändert. „Die Wohnungsunternehmen geraten unter Druck, weil die Mieteres aus ihrem Alltag gewohnt sind, auf alle Daten mobil zugreifen zu können“, erläutert Susanne Grewe, Mitglied der Geschäftsleitung bei Haufe. Der SoftwareAnbieter ist auf Lösungen für die immobilienwirtschaftliche Verwaltung spezialisiert und bekommt unter anderem durch InnovationsWorkshops mit seinen Kunden mit, wo der Schuh drückt.

Die Zukunft, da sind sich Grewe und ihr Geschäftsleitungskollege Michael Dietzeleinig, gehört Lösungen, die Daten so in der Cloud speichern, dass sie jederzeit und von überall her abgerufen werden können. Ein Treiber für die technische Entwicklung liegt im gesetzlichen Umfeld. Wenn Ende Mai die europäische Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) in Kraft tritt, haben Mieter gegenüber dem Vermieter eine deutlich gestärkte Position, was die Auskunft über gespeicherte Daten betrifft (siehe „Datenschutz in letzter Minute umsetzen“, IZ 19/2018). Dietzel sieht das als große Herausforderung: „Es ist Wahnsinn, was da auf die Branche zukommt“, sagt der HaufeManager. Die Herausgabe von Daten kann für den jeweiligen Verwalter nämlich schwierig werden, wenn diese Informationen nur in Papierform, z.B. als Anhang oder Nachtrag zu teilweise seit Jahren bestehenden Mietverträgen existieren, in Ordnern, die mehrmals den Eigentümer gewechselt haben und in irgendwelchen Archiven schlummern. „Es geht hier nicht um die aktiven Daten an sich“, stellt Dietzel klar. „Es geht um Daten, die seit Jahrzehnten vorliegen, aber nie digital erfasst wurden."

An der wichtigen Rolle des ERPSystems,in dem solche Daten erfasst werden können, geht daher nach Ansicht der HaufeManager nichts vorbei. „Das ERPSystem darf nicht an den Rand gedrängt werden“, erläutert Dietzel. Es bleibt für ein immobilienwirtschaftliches Unternehmen die zentrale Datenplattform.

Gleichzeitig nimmt jedoch der Wunsch zu, beispielsweise Daten aus Nebenkostenabrechnungen schnell und unkompliziert von unterwegs nutzen zu können. Was für den Mieter zusätzlichen Komfort bedeutet, erleichtert dem Wohnungsverwalter gleichzeitig die Arbeit. Denn auch dessen Mitarbeiter können von der mobilen Lösung profitieren und werden bei der Erledigung ihrer Arbeit flexibler. Außerdem werden die Mitarbeiter von RoutineAufgaben entlastet und effizienter, wenn alle Funktionen auf einer Plattform vereint sind. Damit bleibt dem Wohnungsunternehmen mehr Zeit, z.B. für das Quartiersmanagement und die Wohnraumentwicklung.

Wichtig ist laut Grewe, dass es sich um eine echte CloudLösung handelt. Dazu reicht es nicht aus, die Daten einfach bei einem großen Cloudanbieter zu parken. Eine solche Lösung muss vielmehr ein ERPSystem quasi in der Hosentasche ermöglichen, das einen mobilen, webbasierten Zugriff über jedes Endgerät und von jedem Standort aus sicherstellt.

Seine Oberfläche kann dann für Mitarbeiter aus der Wohnungsverwaltung, für Gebäudedienstleister und die Mieter jeweils individuell angepasst werden.Ein zweiter wichtiger Aspekt neben der Cloud, um bestehende ERPSysteme fit für die Zukunft zu machen, ist die Anbindung externer Programme von Drittanbietern, denn nicht für jede Problemstellung hat Haufe die passende Lösung schon in der Schublade. Stattdessen werden die Anwendungen von Partnerfirmen über offene Schnittstellen in das eigene SoftwareUniversum integriert. Qivalo ist ein Beispiel dafür, eine offene Messdienstleistung als Ergänzung zum ERPSystem. Qivalo kann die Daten von smarten Messgeräten verarbeiten, verbrauchsabhängig abrechnen und über die Anbindung an die ERPSchnittstelle vollautomatische Nebenkostenabrechnungen erstellen. Der Wohnungsverwalter behält auf diese Weise nicht nur die Kontrolle über die Messstelle und die erhobenen Daten, sondern kann auch eigene Effizienzanalysen durchführen oder dem Mieter als Zusatzleistung eine Optimierung seines Energiebedarfs anbieten.

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