Home-Office: So gelingt mobiles Arbeiten

Was Sie in Zeiten von Corona beachten müssen. Wie Ihre Mitarbeiter zuhause produktiv werden und virtuell zusammenarbeiten.

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Um ihre Mitarbeiter vor Ansteckung durch das Coronavirus zu schützen, haben auch Wohnungsunternehmen und Immobilienverwaltungen die Arbeit ins Home-Office verlagert. Doch wie organisieren Sie die Zusammenarbeit? Was tun, wenn nicht genügend Firmenrechner zur Verfügung stehen? Und was gibt es zu regeln? Hier finden Sie Wissenswertes im kostenfreien Whitepaper einen Erfolgs-Check und Tipps für den mobilen Arbeitsplatz zu Hause.

Wie kann das Arbeiten im Home-Office gut funktionieren?

Eine Frage, die sich jetzt viele stellen. Doch haben Sie Vertrauen. Auch wenn die Angst vor einem Kontrollverlust verständlich ist: Vertrauen ist eine der wichtigsten Voraussetzungen, damit Ihre Mitarbeiter zuhause motiviert an die Arbeit gehen und trotz der Distanz konstruktiv zusammenarbeiten. Immerhin zeichnet eine aktuelle Befragung ein beruhigendes Bild: Mit 78 Prozent ist eine große Mehrheit der deutschen Arbeitnehmer mit der Verlegung des Arbeitsplatzes ins Home-Office einverstanden (Censuswide im Auftrag von Glassdoor, März 2020). Denn die Vorteile werden gesehen!

Tipp: Bei der Führung von Mitarbeitern im Home-Office ist eine enge Kontrolle nicht nur utopisch, sondern eher kontraproduktiv. Übertragen Sie Verantwortung – das motiviert!

Vorteile im Home-Office nutzen

Unter der Voraussetzung, dass sich in der Wohnung eine ruhige Arbeitsatmosphäre herstellen lässt, profitieren die Mitarbeiter von ähnlichen Vorteilen, wie wenn sie unter normalen Umständen ins Home-Office ausweichen:

Zudem sind Mitarbeiter im Home Office nicht weniger produktiv. Nachteilig ist allerdings der Wegfall des direkten Austauschs, der kurzen Wege und der sozialen Kontaktmöglichkeiten, die im Büro so selbstverständlich sind. Zudem ist die Situation für alle neu, was auch zu Unsicherheiten führen kann.

Tipp: Gestehen Sie Ihren Mitarbeitern die neuen Freiheiten im Home-Office zu. Gerade Eltern, die ihre Kinder über die Zeit zu Hause betreuen müssen, sind mehrfach gefordert! Achten Sie umgekehrt darauf, wer mehr Unterstützung durch eine klare Struktur benötigt. Was auch wichtig ist: Pausen sollten im Home-Office nicht untergehen!

Was braucht das Team für die virtuelle Zusammenarbeit?

Der Zugriff auf das Firmennetzwerk via VPN sollte bei jedem Mitarbeiter verlässlich funktionieren. Problematisch kann es sein, allen einen Laptop zur Verfügung zu stellen. Webbasierte Lösungen bieten einen Ausweg. So lässt sich ein webbasiertes ERP-System auch per Tablet und selbst per Smartphone aufrufen. Je mehr Dienste aus dem Web Sie nutzen – Software-as-a-Service, Cloudspeicher –, umso unabhängiger sind Ihre Mitarbeiter vom privaten Firmennetz (VPN).

Medienbrüche und papiergebundene Abläufe werden zum Hemmschuh. Daher sollten Sie jetzt alte Zöpfe abschneiden: Der Handwerker kann seine Rechnung sicher auch elektronisch schicken. Und wenn sie in der Cloud liegt, können alle darauf zugreifen.

Setzen Sie regelmäßige Teamtreffen per Videokonferenz (Webkonferenz) an, etwa jeden Morgen eine Tagesbesprechung und an einem festen Tag ein Wochenmeeting. So bleiben Sie mit allen Mitarbeitern im kontinuierlichen Austausch. Gängige Tools sind Webex oder Microsoft Teams. Auf Teams können die Mitarbeiter auch kleine Arbeitsgruppen bilden, Dokumente teilen und gemeinsam bearbeiten. Softwarewerkzeuge, die den Fortschritt von Arbeitsprozessen transparent machen, sind ebenfalls hilfreich, zum Beispiel bei der Schadensbearbeitung.

Wie führen Sie Ihre Mitarbeiter aus der Ferne?

Gibt es neue Zuständigkeiten durch die Verlagerung der Arbeit ins Home-Office? Legen Sie Verantwortliche bzw. Ansprechpartner fest. Abstimmungsprozesse, Kommunikation, Umgang mit sensiblen Daten – auch hier kann sich einiges ändern. Definieren Sie bei Bedarf neue Workflows. Und nicht anders als im Büro sollten wesentliche Informationen alle Mitarbeiter zuverlässig erreichen.

Gibt es besondere Aufgaben? Klären Sie, wer was bis wann erledigen kann. Doch diese Kommunikation darf keine Einbahnstraße werden, die Abstimmung zwischen Führungskraft und Mitarbeiter sollte immer im Dialog stattfinden, etwa per Videoanruf. Auch sonst sind Austausch und Feedback wichtig. Wer tagelang nichts von seinem Vorgesetzten oder den Kollegen hört, wird sich schnell abgehängt fühlen.

Tipp: Legen Sie Regeln und Standardkanäle für die gesamte Kommunikation fest: Welches Tool wird für welche Kommunikation genutzt? Welcher Kanal ist für die Kommunikation mit Mietern und Eigentümern Standard, welcher ist tabu? Bei umfangreichen und dringenden Dingen besprechen Sie sich direkt, das Wichtigste kommt in eine Mail.

Bedarf die Arbeit im Home-Office einer Regelung?

Die aktuelle Situation erlaubt es, die Verlagerung der Arbeit ins Home-Office als mobile Arbeit einzustufen. Denn Sie konnten nichts so planen und vorbereiten, wie Sie es für einen im Arbeitsvertrag verankerten Telearbeitsplatz getan hätten. Dementsprechend gelten die gleichen arbeits- und datenschutzrechtlichen Bestimmungen wie für mobiles Arbeiten. Hierzu haben Sie sicher bereits Vereinbarungen mit Ihren Mitarbeitern getroffen. Wichtig ist zum Beispiel, die beruflich genutzten Geräte durch sichere Passwörter zu schützen. Und berufliche Nachrichten haben im privaten Mailaccount nichts zu suchen.

Home-Office nach Corona: Der Arbeitsplatz der Zukunft ist mobil

Mieter in finanzieller Not, Mitarbeiterschutz bei Arbeiten im Quartier, verschobene Eigentümerversammlungen – die nächsten Wochen und Monate werden Sie sehr besondere Themen beschäftigen. Doch wenn sich die Lage normalisiert hat, können Sie die ungewöhnliche Situation der vielen kleinen „Satelliten-Büros“ als Probelauf betrachten: Wie gut sind Sie eigentlich für das standortunabhängige Arbeiten gerüstet? Technisch und organisatorisch? Wie digital arbeiten Sie wirklich, wie mobil ist Ihr Unternehmen?

Vielleicht nehmen Sie sich dann vor, dass nie mehr etwas liegen bleiben soll, weil Sie im Homeoffice eben nicht schnell auf die Papierakte zugreifen konnten. Vielleicht sind Sie auch froh, dass Sie ein Cloud-Archiv oder eine digitale Telefonanlage vor der Corona-Krise einführten. Oder Sie sind sicher: Die bald erlaubte, virtuelle Eigentümerversammlung werden Sie auch hinbekommen.

Maßnahmen

  • Der Blick über den Tellerrand hinaus –
    was die Digitalisierung heute schon bewirkt
  • Die Immobilienwirtschaft im digitalen Wandel – neue Märkte, neue Wettbewerber
  • Praxiserfahrungen der Niesen Hausverwaltungen e.K.
  • Digitalisierung - eine Bestandsaufnahme
  • Wahl der passenden Werkzeuge
  • Start in die Digitalisierung Ihres Unternehmen

Teilnehmerkreis

  • Vorstände und Geschäftsführer aus der Wohnungswirtschaft
  • Fach- und Führungskräfte aus Wohnungsunternehmen, -genossenschaften und Immobilienverwaltungen
  • Gestalter und Macher aus der Branche, die ihre Unternehmung in der digitalen Transformation aktiv voranbringen wollenen

Checkliste: 10 Erfolgskriterien für die Arbeit im Home-Office

Wie wird Ihr Team im Home-Office produktiv? Über welche Technik sollte jeder Mitarbeiter in seinen eigenen vier Wänden verfügen, um genauso gut arbeiten zu können wie im Büro? Und was ist für die Zusammenarbeit entscheidend? Mit der Checkliste behalten Sie das Wichtigste im Blick.

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Bei den von Haufe geplanten Veranstaltungen, wie z. B. dem Haufe Kongress vom 6.-8. Mai 2020, prüfen wir derzeit weitere Möglichkeiten und Formate. Hierbei beziehen wir selbstverständlich regionale und staatliche Vorgaben ein. Wir werden Sie dazu in Kürze separat informieren.

  1. Ist die telefonische Erreichbarkeit per Umleitung gesichert, am besten auf ein Firmenhandy? Ist für jeden erkennbar, wer angemeldet und erreichbar ist, wer beim Mittagessen oder für heute abgemeldet ist?
  2. Hat jeder Mitarbeiter schnelles Internet? Steht jedem ein konfigurierter Rechner im Home-Office zur Verfügung – mit VPN-Verbindung, Virenscanner, Firewall und den aktuellsten Sicherheitsupdates?
  3. Werden für alle Anwendungen und Geräte sichere Anmeldeverfahren (Zwei-Faktor-Identifizierung, sichere Passwörter) genutzt?
  4. Können Ihre Mitarbeiter alle betrieblichen Daten ausnahmslos in der Cloud ablegen –Private, also auf dem Firmenserver, oder Public, also bei einem Fremdanbieter?
  5. Haben Sie geeignete Tools für die virtuelle Zusammenarbeit ausgesucht? Verfügt jeder Mitarbeiter über einen Zugang? Kann jeder auch im Home-Office mit Headset telefonieren oder konferieren, um die Hände frei zu haben?
  6. Sind Vereinbarungen über die mobile Arbeit getroffen worden (Gerätenutzung, Maßnahmen bei Verlust, Datenschutz etc.)? Haben alle Mitarbeiter unterschrieben?
  7. Haben Sie Termine für die virtuellen Teammeetings in den nächsten Wochen festgelegt?
  8. Haben Sie Kommunikationsregeln definiert und verteilt?
  9. Haben Sie Ihre Mitarbeiter für die Arbeit im Home-Office fit gemacht, zum Beispiel durch Schulungen?
  10. Haben Sie alle digitalen Möglichkeiten in Ihrem Unternehmen ausgeschöpft?
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Home-Office in der Wohnungs- und Immobilien­wirtschaft

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Flexible Arbeit = Freiheit im Arbeiten? Wie sieht mobiles und standortunabhängiges Arbeiten aus? Gerade angesichts der aktuellen Situation ist es wichtig, voll handlungsfähig zu bleiben.

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