webbasiertes Dokumentenmanagement-system
für die Wohnungs- und Immobilienwirtschaft
Immobilienverwaltungen und Wohnungsunternehmen müssen täglich eine Vielfalt von Informationen und Dokumenten verarbeiten, die aus den unterschiedlichsten Quellen stammen. Diesen Informationsfluss effizient zu managen, ist eine besondere Herausforderung. Denn der Weg, den ein Dokument vom Eingang oder der Herstellung bis zur Archivierung durchläuft, ist meist lang und verschlungen.
Von der Papierablage zur digitalen Mieter- und Objektakte
Unternehmen der Immobilienbranche, speziell Immobilienverwaltungen und Wohnungsunternehmen, müssen täglich eine Vielfalt von Informationen und Dokumenten verarbeiten, die aus den unterschiedlichsten Quellen stammen.
Nachteile der klassischen Dokumentenverwaltung
Vorteile eines modernen DMS
Ein Dokumentenmanagementsystem macht Schluss mit dieser umständlichen und unsicheren Arbeitsweise. Es zentriert und strukturiert sämtliche Dokumente digital und automatisiert den Bearbeitungsprozess. Damitschaffen Sie effiziente Abläufe vom Dokumenteneingang bis zurArchivierung und legen den Grundstein für ein papierloses Büro.
Warum ist ein revisionssicheres Archiv wichtig?
Immobilienverwaltungen und Wohnungsunternehmen haben die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) zu beachten.
Die Papierablage hat sich im digitalen Zeitalter überholt
In einem über die Jahre gewachsenen Dokumentenbestand ist es nur normal, dass sich disparate Strukturen etabliert haben. Doch sind diese Strukturen auch effizient?
- Mieter- oder Objektakten werden physisch geführt, auch wenn Hausgeld- oder Betriebskostenabrechnungen längst im ERP-System erstellt werden.
- Vorgangsmappen füllen sich mit Notizen ebenso wie mit Ausdrucken von Office-Dokumenten.
- Ihre Buchhaltung läuft reibungslos über das ERP-System, doch alle Dokumente, die der Aufbewahrungspflicht unterliegen, wie betriebsrelevante E-Mails, archivieren Sie auf Papier.
Die klassische Papier- bzw. „hybride“ Dokumentenverwaltung hat klare Nachteile. Nicht umsonst haben sich in anderen Branchen digitale Prozesse wie die automatisierte Bearbeitung von Eingangsrechnungen bzw. die elektronische Rechnungsstellung (E-Invoicing) längst durchgesetzt.
Die Wohnungs- und Immobilienwirtschaft braucht eine sinnvolle Alternative, die den Möglichkeiten und Ansprüchen im digitalen Zeitalter gerecht wird – ein branchengerechtes Dokumentenmanagement-System (DMS).
Nachteile der klassischen Dokumentenverwaltung
- Hohes Verlustrisiko
Eine datenschutz- und GoBD-konforme Archivierung ist aufwändig und risikobehaftet. Einmal in den falschen Aktenordner einsortiert, wird ein Dokument unauffindbar. Um gegen Worst Cases wie einen Brand im Papierarchiv abgesichert zu sein, müssen aufwändig produzierte Kopien vorgehalten werden. - Mangelnde Informationssicherheit
Office-Dateien kursieren in unterschiedlichen Versionen, ohne dass der Anlass der Änderung oder die Änderungen selbst kenntlich gemacht sind. - Zeitverschwendung
Ein hoher Anteil der Arbeitszeit entfällt auf das Suchen nach Informationen. Das händische Zuordnen, Weiterleiten und Archivieren einzelner Dokumente hält Ihre Mitarbeiter von wichtigeren Aufgaben ab. Medienbrüche ziehen unproduktive Tätigkeiten nach sich, wie die Erfassung von auf Papier vorliegenden Informationen. - Reibungsverluste
Die Zusammenarbeit im Team hakt aufgrund unterschiedlicher Informationsstände. - Vergeudung von Ressourcen
Papierakten und Ordner nehmen viel Platz weg. Elektronische Dokumente werden häufig mehrfach ausgedruckt, etwa für die Wiedervorlage der Bearbeiter, für den Versand an den Mieter oder Eigentümer, für das Archiv. - Fehlende Standards
Unterschiedliche Bearbeiter gehen bei der Aktenführung unterschiedlich vor. So finden sich in Vorgangsmappen schlecht lesbare Notizzettel oder es fehlt die entscheidende Kunden-E-Mail, die Kollegen helfen würde, den Bearbeitungsstand nachzuvollziehen.
Vorteile eines modernen DMS
Ein Dokumentenmanagementsystem macht Schluss mit dieser umständlichen und unsicheren Arbeitsweise. Es zentriert und strukturiert sämtliche Dokumente digital und automatisiert den Bearbeitungsprozess. Damit schaffen Sie effiziente Abläufe vom Dokumenteneingang bis zur Archivierung und legen den Grundstein für ein papierloses Büro.
- Deutlich vereinfachte Dokumentenverwaltung, denn alle Unternehmensdokumente befinden sich auf einer zentralen Plattform
- Stark verkürzte Ablage- und Zugriffszeiten dank vorgegebener Aktenstruktur und Volltextsuche
- Eindeutigkeit: Jedes Dokument ist nur einmal vorhanden, Doppelarbeiten und Redundanz gehören der Vergangenheit an.
- Unkomplizierter ortsunabhängig arbeiten: Webbasierte DMS-Systeme bieten mobilen Zugriff
- Paralleles Arbeiten mit Dokumenten möglich
- Abbau von Papierakten spart Platz und Nerven
- Einfache Sicherung und schnelle Verteilung von Dokumenten
- Schutz sensibler Daten durch effektive Zugriffsbeschränkungen und hohe Sicherheitsstandards in der Cloud
- Revisionssicheres Dokumentenarchiv
Warum ist ein revisionssicheres Archiv wichtig?
Immobilienverwaltungen und Wohnungsunternehmen haben die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) zu beachten.
- Die Archivierung buchungsrelevanter Dokumente unterliegt strengen Anforderungen. Neben den Daten bzw. Informationen, die Sie in Ihrem ERP-System erzeugen, sind weitere Dokumente, wie E-Mails, Handwerkerrechnungen, Vergütungsrechnungen betroffen.
- Für elektronische Dokumente ist ein systemneutrales Format verlangt, das eine nachträgliche Manipulation ausschließt.
- Änderungen sind lückenlos zu protokollieren, etwa durch eine „Versionierung“. Das Originaldokument bildet dabei den Ausgangspunkt und darf nicht gelöscht werden.
Überprüft das Finanzamt bei einer Betriebsprüfung die Unterlagen und stellt diesbezüglich Mängel fest, kann das unangenehme Folgen für Sie haben.
Ein Dokumentenmanagementsystem unterstützt Sie hierbei optimal und liefert einen wichtigen Baustein für papierloses und revisionssicheres Arbeiten.
Die rechtlichen Anforderungen sind aber nicht alles. Die Arbeit mit dem digitalen Archiv und den digitalen Akten muss sich auch betriebswirtschaftlich lohnen. Dafür ist es wichtig, dass die Lösung die Arbeitsprozesse der Nutzer abbildet und zukünftige Anforderungen berücksichtigt.
Dokumente digital verwalten:
Die Cloud-Lösung von d.velop für das Haufe Ökosystem
Haufe und d.velop verbinden ihre Stärken
in der zukunftsorientierten Lösung d.velop documents
Das webbasierte Dokumentenmanagement-System (DMS) d.velop documents zielt auf die speziellen Bedürfnisse der Wohnungs- und Immobilienwirtschaft ab und erweitert die Arbeitsplatz-Plattform für die Anwender der ERP-Lösungen Haufe PowerHaus, Haufe-FIO axera sowie Haufe wowinex um einen wichtigen digitalen Baustein.
Mit der Lösung schaffen Wohnungsunternehmen und Immobilienverwaltungen schlanke und sichere Prozesse, setzen auf eine zukunftsweisende Lösung und kommen dem digitalen Büro einen bedeutenden Schritt näher. > zur Pressemitteilung
Mit d.velop documents schaffen Sie zeitsparende, digitale Akten- und Vorgangsstrukturen in der Cloud und können diese nahtlos in Ihre internen Prozesse integrieren. Denn das DMS bietet Ihnen eine direkte Anbindung an Ihr immobilienwirtschaftliches ERP-System von Haufe.
Anwender haben alle wichtigen Daten stets im Blick und finden Informationen mit wenigen Klicks. Wo sie arbeiten, spielt keine Rolle, denn die webbasierte Lösung erlaubt den mobilen Zugriff auf alle Dokumente. Damit erreichen Sie einen wichtigen Meilenstein bei der Umsetzung Ihrer digitalen Immobilienverwaltung bzw. Ihres digitalen Wohnungsunternehmens.
Die Vorteile von d.velop documents im Überblick:
- Die einzige DMS-Lösung mit Anbindung an Ihr Haufe ERP-System, die eine branchengerechte Weiterentwicklung garantiert
- Revisionssicheres Archiv
- Mobiler Zugriff auf alle Dokumente
- Zeitsparende und verlässliche Standards wie Aktenplan für Immobilienverwalter
- 90% weniger Projektaufwand: immobilienspezifische Standards und eine professionelle Unterstützung durch ECM- und Branchenexperten sorgen für eine vergleichsweise schnelle Implementierung
- Kundenspezifische Individualisierung und Anpassungen möglich
- Geplante Erweiterung: digitaler Posteingang und Rechnungsworkflow
